Rot: samlingen av «ting» liggende rundt som skaper uorden på arbeidsplassen. Det saboterer produktiviteten din og kan påvirke din mentale helse dag inn og dag ut.
Det er på tide å få det under kontroll!
Forskning har vist at rotete rom har negative effekter på stress og angstnivå, evnen til å fokusere, spise valg og til og med sove. Det skaper også et dårlig førsteinntrykk av dine oppfattede ferdigheter og evner på kontoret når noen stopper ved skrivebordet ditt.
denne artikkelen, for eksempel, dykker dypt inn i nevrovitenskapen bak decluttering. I det refererer forfatteren flere studier som viser hvor skadelig rot kan være for hjernen din, samt de positive effektene decluttering kan ha på ytelsen din. Det er en flott lesning for de av oss som er interessert i de merkelige måtene våre hjerner fungerer!
Clutter akkumuleres når vi ikke klarer å ta beslutninger om ting eller ikke har et godt system på plass for å lagre det. Det er fire grunnleggende trinn for å organisere noe, og de kan brukes på alle typer rot.
Vanlige Typer Rot Og Hvordan Man Skal Håndtere Dem
Nå som vi forstår effekten av rot, er det på tide å se på bestemte problemområder og identifisere måter å løse dem på. På kontoret faller de fleste rot i en av disse fem kategoriene:
1. Forsyninger rot: Se deg rundt skrivebordet. Hvor mange tilfeldige penner, bindemiddel klipp, klistrelapper, merkepenner, eller andre kontorrekvisita ligger rundt? Forsyninger rot akkumuleres når:
- du har ikke lagringshjem definert for de ulike forsyningene du bruker regelmessig.
- du har en dårlig vane med å ikke sette ting tilbake der de hører hjemme når du er ferdig med å bruke dem.
- Andre mennesker slipper ting på skrivebordet ditt.
slik løser du forsyningsrot:
- Vurder hvilke forsyninger som akkumuleres på skrivebordet ditt mest. Spør deg selv hvorfor dette skjer, slik at du kan komme til grunnårsaken og lage en løsning som fungerer.
- Samle rekvisita sammen, inneholde dem, merke beholderen, og opprette et bestemt hjem (lagringssted) for disse elementene. Hvis de er ting du bruker regelmessig, sørg for at de er lagret på et sted som er lett tilgjengelig, slik at du enkelt kan få dem eller sette dem bort når det trengs.
- Angi et par ganger hver dag (f. eks. rett før eller etter lunsj, rett før du går på slutten av dagen) for å gjøre en rask forsyning feie av skrivebordet ditt og fjerne rot slik at rommet ditt forblir rent og organisert.
2. Papir rot: Har du en til-fil haug som har blitt en til-fil fjell? Har du diverse e-postutskrifter som flyter rundt arbeidsområdet ditt? La teammedlemmer papirarbeid på skrivebordet ditt hele dagen? Papirrot akkumuleres når:
- du skriver ut ting som ikke trenger å bli skrevet ut.
- du har ikke en» innkommende » skuff tydelig identifisert på skrivebordet for innkommende papirarbeid.
- du ikke inneholder, merke, og opprette et hjem (filmappe) for papiret så snart den kommer over skrivebordet.
- du har ikke tomme filmapper lett tilgjengelig for å opprette filer.
- du tror at filetiketter må skrives ut perfekt, eller du kan ikke opprette filen i det hele tatt.
slik løser du papirrot:
- Stopp utskrift av ting som ikke skal skrives ut.
- Makulere eller resirkulere duplikater eller utdatert papir så snart du innser at det er unødvendig.
- Opprett en fil-on-the-go-stasjon. Finn en frittstående, vertikal skuffesorter med en eller to seksjoner. Plasser sorteringen på skrivebordet innen rekkevidde av hvor du sitter. Lager den med et utvalg av filmapper du bruker. Mine inkluderer en kombinasjon av 1/3 kutt manila mapper, et utvalg av 1/3 kutt farge mapper, og en rekke poly mapper som jeg bruker for å organisere mine prosjekter. Du vil kanskje også inkludere en god skrivepenn, markør eller blyant for merking av mappene dine.
- gjør merking enkelt. Bruk en blyant slik at den lett kan slettes når du har tid til å lage en trykt etikett. Bruk de flyttbare filetikettene som gjør det enkelt å lage en håndskrevet etikett og lett å fjerne den senere når du endelig får en trykt en opprettet. Eller få en etikettmaker og lag filetikettene på stedet.
En av kampene admins har med papir arkivering er at de tror etiketter må være pent skrevet før de kan opprette filen. Dette er langt fra sannheten! Formålet med en filmappe er å inneholde og merke lignende elementer, slik at du kan lagre alt i sin rettmessige plass. Du kan alltid legge til en trykt etikett senere, men i det minste få den skrevet der for nå, slik at den er merket hvis du eller noen andre trenger å finne den. En håndskrevet filmappeetikett er like effektiv som en vakkert trykt etikett. Hvis du absolutt må ha en perfekt filetikett, kan du investere i en etikettmaker som du kan holde i skrivebordsskuffen eller fil-on-the-go-stasjonen.
3. Under pulten rot: Vi har alle vært der. Skrivebordet ditt er et rot, og du må raskt fjerne det, så du stash rotet under arbeidsområdet ditt med det formål å håndtere det senere. Men senere kommer aldri. Du blir distrahert, andre prioriteringer bygger opp, og før du vet ordet av det, har de ekstra forsyningene, gamle bærbare datamaskiner eller salgsfremmende elementer fra den årlige prisbanketten tilsynelatende vokst røtter under skrivebordet ditt. Det er ute av syne og ute av sinn…til du stubber tåen på den mens du setter deg ned ved datamaskinen, eller får et glimt av det når du går gjennom kontordøren. Og hver gang du husker at den er der, har den en negativ innvirkning på deg, både fysisk og mentalt!
hvordan løse under pulten rot:
- Vurder hva som akkumuleres under skrivebordet ditt mest. Er du den som setter ting der, eller samler det seg på grunn av at andre slipper ting i rommet ditt?
- Opprett noen utpekte drop-off hyller nær (men ikke på eller under) skrivebordet ditt hvis elementene virkelig krever at du gjør noe med dem før de kan håndteres. Husk å merke dem slik at alle vet hva som går hvor.
- Opplær gruppemedlemmene dine om hvor de riktige lagringsplassene er for elementene de slipper på skrivebordet ditt.
- Angi et par ganger i uken eller på slutten av hver dag for å gjøre en rask vurdering under skrivebordet og fjern rotet slik at du kan gå neste dag med et åpent og oppdatert arbeidsområde.
4. Skrivebord eller fil skuff rot: Ah, den beryktede junk skuff! Hvem har ikke hatt en av disse? I et forsøk på å raskt rydde opp en plass, fjerner vi den av og dumper den inn i den lukkede, inneholdt plassen til en skuff eller et skap hvor vi kan skjule ting raskt. Problemet er, vi sjelden gå tilbake og rydde opp senere. Og neste gang du trenger noe ut av skuffen, begynner rotet.
hvordan løse skrivebord eller fil skuff rot:
- Oppbevar og merk rekvisita i skuffene for rask og enkel tilgang. Bruk gummistrikk, zip-top poser, eller små hyller og kurver. Dette hjelper deg raskt å sette ting bort når du har det travelt.
- hvis du absolutt må gjøre et raskt sveip av skrivebordet ditt, legg det i en overdimensjonert konvolutt eller zip-top bag slik at den forblir inneholdt til du kan komme tilbake og sortere den på riktig måte senere.
- hvis du har en haug med skuffer som er ute av kontroll, velg en skuff per dag og bruk de fire trinnene for å organisere noe til du har alt samlet, inneholdt, merket og i sitt faste hjem.
5. Minne rot: Av alt rotet vi samler, er» minne » rot det vanskeligste å håndtere fordi i motsetning til filmapper og papirclips har vi et følelsesmessig vedlegg til det. Memory clutter kommer i mange former: «Verdens Beste Admin» gag gave som sitter ved telefonen, minner fra konferansen du deltok i fjor vår, eller 86 katt tegninger barnet ditt har begavet deg. Profesjonell arrangør Peter Walsh beskriver memory clutter som «de tingene du er bekymret for hvis du slipper, vil du miste minnet», og det er det ene området jeg får mest pushback på fra folk som deltar i vår 5-Dagers Organisere Arbeidsområdet Utfordring. De ønsker ikke å gi opp sine familiebilder eller andre personlige eiendeler – tross alt, det er det som gjør deres skrivebord unikt » deres.»Når de fjerner dette rotet fra deres plass, kan de imidlertid ikke tro på roen som følger med det!
hvordan løse minne rot:
- Fjern alle minneelementer fra plassen din. Plasser dem i en boks og merk den slik at den ikke går seg vill. Gi deg selv minst 5-10 dager med å jobbe i ditt rom uten alle minneelementene dine før du bestemmer deg for hva du skal beholde eller legge til i arbeidsområdet ditt.
- Vær oppmerksom på hvordan du føler deg i rommet ditt uten alle disse minneelementene. Lytt også til kommentarene folk gjør når de stopper ved skrivebordet ditt. Hva legger du merke til?
- hvis du absolutt må ha noen minneelementer i arbeidsområdet, begrenser du deg til den ene eller to viktigste.
- hvis du bare ikke kan slippe av disse elementene, bør du vurdere å rotere hvilke du har på skjermen i stedet for å ha alt synlig hele tiden.
- Ta bilder av elementene. Du kan fange elementet og øyeblikket det representerte og lagre det digitalt. Hvis det er karriere relatert, legg bildene til din profesjonelle portefølje slik at du har suksess eller prestasjon dokumentert for fremtidig deling og referanse.
Det Er på tide Å Sparke Rotet til Fortauskanten!
Rot er ikke bare irriterende og skjemmende. Det har en svært reell innvirkning på vår fysiske, mentale og følelsesmessige helse, og spiller en stor rolle i hvordan vår leder og kolleger oppfatter oss. Det gjør oss mindre produktive og mer engstelige. Men det trenger ikke å være på denne måten! Med noen enkle organisasjonsferdigheter og litt besluttsomhet kan vi forvise rot fra kontoret vårt og bringe ro til arbeidsområdet vårt!