Dans le climat concurrentiel actuel, de nombreux médecins se contentent d’avoir un flux régulier de patients chaque jour. Cependant, l’échec de la mise en œuvre d’un système de nomination structuré pourrait entraîner une perte de revenus. Zachary Cain, expert en gestion clinique et présentateur de l’AAO2015, note qu’un programme de planification efficace est essentiel pour assurer le bon déroulement des opérations et la satisfaction du personnel et des patients.
Il existe de nombreuses façons de concevoir un horaire de rendez-vous, et Cain met en garde contre une approche universelle. Il est tentant de simplement programmer un patient toutes les 15, 20 ou 30 minutes. Cette méthode axée sur les revenus, connue sous le nom de planification standard, peut entraîner une productivité élevée et un succès financier pour certaines pratiques. Pour d’autres, cela entraîne de longs temps d’attente pour les patients, une satisfaction réduite des patients et peu ou pas de temps pour les rendez-vous sans rendez-vous ou les rendez-vous d’urgence.
Un modèle de planification personnalisé conçu en tenant compte des besoins de votre cabinet et des styles de travail des médecins peut faire plus que réduire les temps d’attente des patients et le stress du personnel. Modifier la composition de votre emploi du temps libère souvent des blocs de temps, permettant des rendez-vous supplémentaires. Selon votre revenu moyen par rendez-vous, il pourrait s’ajouter au revenu réel au cours d’une année. Alors, quelle stratégie de planification convient à votre pratique? Ci-dessous, Caïn suggère quelques alternatives:
Planification intégrée
Également appelés planification longue / courte, les créneaux de rendez-vous sont réservés pour des examens longs et complets ou des suivis courts. Plusieurs fois, un type de rendez-vous est attribué à la première moitié de la journée, tandis que l’autre type remplit la seconde. Pour la pratique avec plusieurs médecins, la journée est coordonnée afin que chaque médecin reçoive un mélange de types de rendez-vous (par exemple, dans une pratique à deux médecins, le médecin 1 peut voir tous les longs rendez-vous le matin et les courts rendez-vous l’après-midi. Docteur 2 ferait le contraire).
Avantages:
- Aide les médecins à prendre des rendez-vous rapides ou à passer des examens complets.
- Libère la zone de pré-test, car les rendez-vous courts n’ont généralement pas besoin de pré-test.
- Permet une utilisation plus efficace du temps technique (les rendez-vous plus courts nécessitent généralement peu de temps technique).
- Élimine toute conjecture dans la planification du personnel, car vous pouvez anticiper le flux d’heure en heure.
Inconvénients:
- Les rendez-vous courts se transforment parfois en longs rendez-vous.
- Doit être prudent d’évaluer les besoins globaux de votre patient pour éviter un déséquilibre des rendez-vous disponibles.
Haut de l’heure
L’objectif de la planification du haut de l’heure est de permettre au calendrier du médecin de « réinitialiser » toutes les heures. Il permet un nombre défini de rendez-vous par heure, laissant un bloc de temps ouvert à la fin de chaque heure pour les tâches administratives ou à réaffecter pour les besoins du médecin à ce moment-là. Parfois, tous les patients pendant une heure sont programmés au début de cette heure et vus dans l’ordre d’arrivée. D’autres fois, des rendez-vous complexes sont prévus pour la première moitié de l’heure, le reste des patients de cette heure arrivant sur la demi-heure.
Avant qu’un cabinet ne décide de mettre en œuvre la planification des heures de travail, Cain suggère de procéder à un examen détaillé des données historiques pour déterminer le nombre moyen de patients vus, le temps de contact avec le patient et pour prédire le nombre de visites de travail nécessaires et la probabilité de non-présentation.
Avantages:
- Les visites d’urgence ou les rendez-vous le jour même sont plus faciles à accueillir en raison de l’heure à la fin du bloc.
- Les médecins sont moins susceptibles de prendre du retard dans les tâches administratives, ce qui permet d’obtenir des dossiers de patients plus complets et plus précis.
Inconvénients
- Les patients peuvent être contrariés s’ils remarquent que d’autres patients ont reçu le même rendez-vous. Une explication nécessitera une certaine finesse de la part du personnel de la réception.
- Ne pas terminer le bloc à temps entraînera des sauvegardes au cours de la journée.
Planification de grappes
La planification de grappes consiste à regrouper des patients présentant des types d’examens, des conditions ou des traitements similaires et à les programmer dans un certain bloc de temps pendant la journée. Par exemple, une pratique peut avoir des « après-midi d’injection » ou des « après-midi de procédure. »Outre les considérations normales telles que la disponibilité des salles d’examen et le nombre de personnel de soutien, vous devrez également prendre en compte des facteurs tels que le nombre d’instruments chirurgicaux disponibles, ainsi que le délai de stérilisation.
Avantages:
- Les types de rendez-vous simplifiés permettent de voir un grand nombre de patients en peu de temps.
- Diminution du temps d’attente pour les patients qui reviennent mensuellement pour des traitements chroniques.
Inconvénients:
- L’exécution de tâches répétitives peut augmenter le risque d’erreur du médecin ou du technicien.
- Les pénuries de personnel (comme les appels) affectent particulièrement ce type d’horaire.
- La disponibilité et la rapidité des patients sont davantage un facteur, tout comme les considérations géographiques. Par exemple, vous pouvez pratiquer dans une région aux hivers rigoureux, ce qui peut provoquer des sauvegardes chroniques dues à des patients tardifs.
Les 6 étapes de Zachary Cain vers un système de planification sans échec
- Établissent un objectif cible de patients à voir chaque jour.
- Créez des types de rendez-vous en fonction des besoins de la pratique en utilisant des délais réalistes pour chaque type de rendez-vous.
- Constituer une équipe de personnel administratif et clinique hautement performante.
- Permettre les visites de travail des patients établis et des nouveaux patients.
- Communiquez tout au long de la journée.
- Demander la rétroaction des médecins, des patients et du personnel