Planifiez une marche ou une course caritative.

Comment organiser une marche ou une course caritative

La collecte de fonds pour votre organisme à but non lucratif de choix peut souvent sembler une tâche ardue. Aujourd’hui, l’une des façons les plus populaires de collecter des fonds de manière proactive pour des œuvres de charité est par le biais d’événements interactifs. Qu’il s’agisse d’une course / marche de 5 km, d’une course de couleur ou même des « tough mudders » les plus extrêmes, ce sont des moyens très efficaces de générer de l’excitation et de rassembler les gens pour une cause commune.

Si un événement caritatif comme celui-ci semble convenir à votre organisation, voici quelques détails importants à garder à l’esprit lors de la planification de votre événement.

Première étape: La phase de planification

Choix d’un itinéraire: Il est important de bien planifier l’itinéraire que vos participants suivront et la distance qu’ils parcourront. Certaines des distances de parcours les plus courantes pour les événements caritatifs sont le 5K, le 10K, le semi-marathon et le marathon.

Un autre élément essentiel à retenir lors de la cartographie de votre cours est à quel point vous souhaitez que votre événement caritatif soit inclusif. La plupart des collecteurs de fonds veulent être aussi inclusifs que possible, en accueillant des personnes de tous âges et de toutes capacités physiques pour participer à l’événement. Cela étant dit, l’itinéraire choisi et le niveau de difficulté doivent refléter cela.

Une fois l’itinéraire décidé, il vous sera plus facile de prendre certaines des autres décisions de planification, telles que les ressources nécessaires, la taille du personnel, la sécurité, le transport, les bénévoles et la signalisation.

Sécurité: De toute évidence, la sécurité est de la plus haute importance. Lors de l’examen des itinéraires possibles, tenez compte des aspects clés suivants:

• Quelle est la quantité typique de trafic qui circule le long de la route?
• Y a-t-il suffisamment d’espace le long de l’accotement de la route pour que les participants restent à une distance de sécurité de la circulation?
• Vos participants devront-ils traverser des intersections achalandées pendant le parcours?
• Le cours sera-t-il ouvert au public, ce qui permettra à vos participants d’être interrompus par des piétons non inscrits ?

Poser ces questions vous aidera à planifier le meilleur itinéraire possible, en évitant tout danger potentiel.

Transport: Gardez à l’esprit la facilité d’accès au transport pour les participants et les spectateurs. Qu’il s’agisse d’un stationnement pratique ou de la disponibilité des transports en commun, ces détails bien planifiés rendront l’événement moins mouvementé et plus agréable pour toutes les personnes impliquées.

Ressources et personnel: Le nombre de participants et de spectateurs que vous attendez le jour de l’événement ainsi que la durée du cours sont les deux principaux facteurs qui détermineront la taille de votre personnel bénévole et les ressources nécessaires. Voici une liste d’articles couramment utilisés lors d’événements de marche et de course à pied:

• Radios bidirectionnelles
• Corde, ruban adhésif et cônes pour le marquage du parcours
• Signalisation pour les zones de départ et d’arrivée
• Signalisation pour les zones de services et de soutien
• Toilettes portables
• Poubelles
• Nourriture
• Eau
• Tentes
• Tables
• Scène de remise des prix
• Système de sonorisation
• Générateur

En regardant votre plan de parcours, vous pourrez positionner stratégiquement vos arrêts d’eau, poubelles, toilettes portables, stands de concessions, etc.

Légalité d’une marche ou d’une course caritative: Assurez-vous de vérifier auprès des responsables de votre ville afin de vous assurer d’obtenir les permis et approbations appropriés pour votre événement.

Deuxième étape: Trouver des participants

Marketing pour votre événement: Maintenant que la phase de planification est terminée, il est temps de commencer à générer de l’excitation et à passer le mot. Heureusement, dans le monde actuel de la technologie en pleine croissance, vous pouvez faire connaître votre événement avec succès, quel que soit votre budget. De toute évidence, le marketing traditionnel consistera en publicités par courrier, à la télévision, à la radio et dans les journaux. Ceux-ci, cependant, vont nécessiter un budget plus important. Pour ceux qui ont besoin d’une approche plus économique, les éléments suivants sont parfaits pour créer un buzz autour de votre événement caritatif:

• Site officiel – C’est une ressource clé pour diriger le public, les médias et les sponsors intéressés pour plus d’informations.
• Facebook, Twitter, Médias sociaux – Les médias sociaux sont parfaits pour atteindre un grand groupe de personnes et créer de l’excitation pour votre événement à venir. Une page de fans Facebook ou une page Twitter séparée pour votre événement est un excellent moyen d’inviter des amis et de les encourager à en recruter d’autres pour s’impliquer dans la cause.

• Publicité par e-mail – L’e-mail est un excellent outil pour faire connaître votre événement et tenir les participants au courant. Envoyez à la liste de contacts de votre organisation un e-mail contenant des informations sur votre événement et un lien vers votre site Web. Assurez-vous également d’inclure des boutons « partager » dans vos e-mails pour permettre au destinataire de le transmettre facilement à un ami. De plus, sur votre site Web, votre page Facebook et votre page Twitter, incluez une fonctionnalité permettant au visiteur de rejoindre votre liste de diffusion.

Troisième étape: Inscription des participants

Que vous choisissiez d’utiliser un processus d’inscription papier simple ou de mettre en œuvre un système de gestion d’événements en ligne qui vous permet de créer un formulaire et un processus d’inscription en ligne personnalisés, voici quelques questions à inclure dans le formulaire:

• Nom
• Adresse
• Email
• Téléphone
• Âge
• Sexe
• Contact d’urgence
• Taille de la chemise (si vous offrez une chemise gratuite avec les frais d’entrée)
• Comment avez-vous entendu parler de cet événement?
• Nombre de fois où vous avez participé à cet événement ?
• Nom de l’équipe (si vous proposez une collecte de fonds en équipe)
• Quel est votre objectif de collecte de fonds?
• Quelle distance allez-vous parcourir?

Quatrième étape: Communication efficace Jusqu’au jour de l’événement

Communiquer avec les inscrits avant le jour même de l’événement est un excellent moyen de susciter l’enthousiasme et d’aider à garantir une collecte de fonds réussie. Les participants qui s’inscrivent des mois avant l’événement peuvent perdre tout intérêt ou ralentir leurs efforts de collecte de fonds s’ils ne sont pas engagés et encouragés régulièrement.

Surtout, peu importe le travail que cela demande, n’oubliez pas de vous amuser! Vous collectez des fonds pour une cause qui vous passionne et vous amenez d’autres personnes à vous rejoindre.