Politique 504.3
1 Introduction
4 Énoncés de politique et de procédure
4.1 Expédition centrale ou Poste de colis
4.1.1 L’Entrepôt central gère tous les envois sortants d’un poids et d’une taille ou nécessitant une expédition par un transporteur de fret automobile. Les articles d’une taille et d’un poids ne nécessitant pas d’expédition par fret automobile ou par United Parcel Service peuvent être envoyés par colis postal directement du département. (Voir pour l’emballage et le traitement appropriés des colis sortants.)
4.2 Articles personnels
4.2.1 Le matériel personnel non universitaire ne sera ni expédié ni manipulé par l’Entrepôt central.
4.3 Autorisation nécessaire
4.3.1 Aucune fournitures ou équipement ne doit être retourné à un fournisseur pour quelque raison que ce soit sans avoir obtenu au préalable l’autorisation du fournisseur et les instructions d’expédition.
4.3.2 Avant qu’un article puisse être expédié, le personnel d’expédition de l’entrepôt doit recevoir une autorisation d’expédition du vendeur, indiquant si l’expédition doit être effectuée sur une base de fret « prépayé » ou « à frais virés », et le code budgétaire sur lequel les frais doivent être imputés.
4.3.3 Les ministères qui désirent retourner des documents à un fournisseur doivent communiquer avec le Bureau des achats, par téléphone (262-2080) ou par écrit, en expliquant la raison du retour souhaité. Le bureau d’achat tentera d’obtenir l’autorisation du vendeur pour le retour des matériaux et obtiendra les instructions d’expédition.
4.3.4 Lorsque l’acheteur reçoit l’autorisation de retourner le ou les articles et les instructions d’expédition du vendeur, il en transmet une copie au ministère. Le département doit ensuite préparer l’article pour l’expédition et contacter l’entrepôt central pour organiser le ramassage du colis. L’autorisation de retour du vendeur doit accompagner le colis à l’entrepôt central.
4.4 Préparation des envois Sortants
4.4.1 Responsabilité du Ministère – La préparation des articles en vue de l’expédition est de la responsabilité du ministère d’envoi. Le personnel de l’entrepôt central n’emballe pas les articles pour l’expédition.
4.4.2 Les articles expédiés par fret automobile ou par United Parcel Service doivent être:
- Bien emballé – lié ou attaché, si nécessaire, avec un matériau de liaison solide; cependant, ne pas emballer les emballages dans du papier.
- Adressé avec les adresses de retour et de destinataire du ministère; le destinataire adressé sur les colis UPS doit avoir une adresse municipale et un code postal.
- Marqué avec des marques de manipulation appropriées.
- Se conformer aux limites de taille et de poids si expédié par United Parcel Service. Les colis expédiés par UPS sont limités à 50 lb. longueur et circonférence combinées maximum et 108 pouces.
- Remplissez le formulaire en six parties « Demande d’expédition de l’Université d’État des Appalaches. » Le formulaire comprend le nom du ministère, le numéro de compte, le contenu de l’emballage, la date, la signature de la personne autorisée à effectuer l’expédition, l’assurance et la valeur (le cas échéant). Remplissez l’adresse du navire et placez le numéro de méthode d’expédition approprié à côté de la première ligne de l’adresse.
- Appelez l’entrepôt central pour récupérer le colis.