La plupart des organisations conçoivent des politiques et des processus pour privilégier les achats basés sur les bons de commande (PO) par rapport à la contrepartie non-PO, mais les dépenses non-PO ne peuvent pas être entièrement éliminées. Certaines des raisons évidentes sont les suivantes:
- La quantité de temps et de ressources nécessaires pour libérer un bon de commande
- Les achats qui sont sensibles au temps et doivent être accélérés
- Absence de processus formel suivi par les fournisseurs pour la réception et le traitement des commandes
- Les frais sont suffisamment faibles pour ne pas être dignes du traitement supplémentaire
En l’absence d’un PO, le paiement du fournisseur est initié par une demande de chèque. Grâce à la fonctionnalité de demande de vérification Paramount WorkPlace, vous pouvez gérer le paiement des factures non liées aux bons de commande des fournisseurs en quelques secondes. Associez des factures papier à vos données numériques via de solides capacités de gestion de documents. Et ce n’est pas parce que la transaction ne fait pas référence à un bon de commande que les approbations appropriées ne doivent pas être demandées. Les demandes de vérification dans Paramount WorkPlace suivent un workflow d’approbation attribué. Les demandes entièrement approuvées sont transférées dans le système ERP pour paiement.