Les patients ont le droit de consulter leur dossier médical et / ou d’en obtenir une copie et les fournisseurs de soins de santé sont généralement autorisés à facturer des frais pour ce service. Cependant, avec toutes les règles et exceptions différentes, les frais de copie peuvent prêter à confusion.
Étant donné que la plupart, sinon la totalité, des prestataires de soins de santé sont des « entités couvertes » en vertu des lois fédérales sur la protection de la vie privée et sont donc soumises à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), il est important de connaître les différences entre les lois étatiques et fédérales et de savoir laquelle suivre. En général, vous devrez au minimum suivre les règles fédérales et si votre État a des règles plus strictes, tant qu’elles ne sont pas contraires aux règles fédérales, elles devront également être suivies.
Frais de copie
Lorsque le patient demande son propre dossier médical, certains États autorisent les fournisseurs de soins de santé à facturer à un patient ou à son représentant légal des frais pour chaque page copiée. Certains États autorisent également les fournisseurs de soins de santé à facturer des frais de bureau raisonnables.
Cependant, la confusion se produit parce que la règle de confidentialité HIPAA, qui est une loi fédérale et s’applique à presque toutes les pratiques, a des règles différentes concernant ce qu’un fournisseur de soins de santé peut facturer lorsqu’un patient demande son dossier médical. Selon la Règle de confidentialité, vous trouverez ci-dessous les lignes directrices que les fournisseurs de soins de santé doivent suivre.
Honoraires de bureau raisonnables
Les médecins peuvent facturer des » honoraires raisonnables basés sur les coûts », ce qui signifie qu’ils ne peuvent facturer que pour:
- Travail pour la copie des dossiers médicaux, qu’ils soient papier ou électroniques;
- Fournitures pour la copie du dossier médical sur papier ou sur support électronique portable, si le patient demande que les dossiers soient fournis en format électronique (Si le cabinet médical conserve les informations du patient dans un dossier de santé électronique, la loi fédérale exige qu’elles soient fournies au patient en format électronique si le patient en fait la demande.);
- Affranchissement, le cas échéant; et
- Préparation d’un résumé du dossier médical, si le patient a accepté ce processus au lieu d’obtenir son dossier médical réel).
Frais de bureau Non autorisés
Certains fournisseurs de soins de santé facturent au patient des frais pour que le personnel localise les dossiers médicaux, surtout si les dossiers médicaux sont hors site. Bien que cela soit autorisé dans certains États, il n’est pas autorisé par la loi fédérale (celle que vous devriez probablement suivre). Par conséquent, cela n’est pas autorisé.
Lorsque le patient demande des dossiers de santé électroniques ou des tableaux papier conservés en format électronique, la Règle de confidentialité ne permet pas au fournisseur de soins de santé de facturer plus que les coûts réels de la main-d’œuvre. En d’autres termes, les frais par page ne sont pas autorisés pour les copies papier ou électroniques des dossiers médicaux conservés électroniquement. La Règle de confidentialité ne permet pas non plus de facturer des frais de récupération des dossiers médicaux s’ils doivent être localisés.
Frais fixes pour les Copies électroniques des dossiers médicaux Conservés électroniquement
Un fournisseur de soins de santé peut exiger des frais fixes pour les patients qui demandent une copie de leurs dossiers médicaux électroniques ou des dossiers médicaux conservés électroniquement. Cependant, ces frais ne peuvent pas dépasser 6,50 $, y compris les frais de port, la main-d’œuvre et les fournitures.
Frais de copie Non autorisés
Il est tout aussi important de savoir quand un patient ne peut pas être facturé pour une copie de son dossier médical. Si votre État autorise les patients, les anciens patients ou leurs représentants à une copie gratuite de la partie pertinente du dossier du patient nécessaire pour soutenir un appel concernant l’admissibilité à un programme d’utilité publique, tel que les programmes de soins de santé pour les personnes à faible revenu ou les prestations d’invalidité de la sécurité sociale, vous devez suivre la loi de l’État à ce sujet.
Gardez à l’esprit que pour protéger la confidentialité des patients, les dossiers médicaux ne doivent être publiés qu’avec une autorisation écrite du patient (s’il est vivant) ou de son représentant légal (si le patient est décédé ou incompétent).
Savoir quand suivre la bonne loi n’est pas toujours facile. Mais dans le cas où le patient demande son dossier médical, presque tous les fournisseurs de soins de santé devront suivre la loi fédérale en vertu de la règle de confidentialité. La règle de confidentialité HIPAA s’applique uniquement lorsque le patient demande son dossier médical. Il ne s’applique pas lorsque la demande provient d’une citation à comparaître, d’un régime d’assurance maladie ou vie, d’une demande d’avocat ou de toute autre situation.
Veuillez suivre ce lien vers le Département américain de la Santé et des Services sociaux pour plus d’informations sur ce sujet: https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/faq/2029/how-can-covered-entities-calculate-the-limited-fee/index.html
Rédigé par Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
Directeur de la gestion des risques, CAPAssurance
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