La Loi de 2009 sur la réautorisation du Programme d’assurance maladie pour enfants (CHIPRA) permet aux États d’offrir aux enfants à faible revenu éligibles et à leurs familles une subvention d’assistance premium pour aider à payer la couverture santé de groupe parrainée par l’employeur.
La CHIPRA impose une obligation de préavis annuel aux employeurs qui maintiennent des régimes de santé collectifs dans les États qui fournissent des subventions d’aide aux primes dans le cadre d’un régime Medicaid ou d’un régime d’assurance maladie pour enfants (CHIP). Un employeur est assujetti à cette obligation de préavis annuel si son régime de santé collectif couvre les participants qui résident dans un État qui fournit une subvention d’aide à la prime, quel que soit le lieu où se trouve l’employeur.
Le ministère du Travail (DOL) dispose d’un modèle d’avis que les employeurs peuvent utiliser pour cette divulgation. Le modèle d’avis est mis à jour périodiquement pour refléter les changements dans les États qui offrent des subventions d’aide à la prime.
Les employeurs qui omettent d’envoyer l’avis requis peuvent être passibles de pénalités de 119 $ par jour (rajustées annuellement en fonction de l’inflation).
Exigence d’avis CHIP
Un employeur qui maintient un régime de santé collectif dans un État qui fournit des subventions d’assistance premium dans le cadre d’un régime Medicaid d’État ou d’un régime CHIP est tenu de faire certaines divulgations. Plus précisément, l’employeur est tenu d’informer chaque employé des opportunités potentielles actuellement disponibles dans l’État dans lequel il réside pour bénéficier d’une assistance premium dans le cadre de Medicaid et de CHIP pour la couverture santé de l’employé ou des personnes à sa charge. Ces avis sont souvent appelés « avis de puce. »
Un employeur est assujetti à l’exigence de notification de la CHIP si son régime de santé collectif couvre les participants qui résident dans un État qui fournit une subvention d’aide à la prime, quel que soit le lieu ou le principal établissement de l’employeur. L’avis CHIP doit informer chaque employé, quel que soit son statut d’inscription, des possibilités potentielles d’assistance premium dans l’état dans lequel il réside. Les employeurs ne sont pas tenus de fournir l’avis CHIP aux employés qui résident dans des États qui n’offrent pas de subvention d’aide à la prime.
Les employeurs qui omettent d’envoyer les avis requis peuvent être passibles de pénalités de 119 $ par jour (rajustées annuellement en fonction de l’inflation).
Avis de modèle de PUCE de DOL
Le DOL maintient un avis de modèle que les employeurs peuvent utiliser pour remplir leurs obligations en matière d’avis de PUCE. Les employeurs pourraient également choisir de préparer leurs propres avis ou de modifier le modèle d’avis. Par exemple, un employeur peut vouloir fournir des informations plus complètes sur les États où il a une main-d’œuvre plus importante ou omettre des informations sur les États où aucun employé ne réside. Les employeurs doivent s’assurer d’inclure au moins les coordonnées minimales pertinentes de tout employé résidant dans un État bénéficiant d’une assistance premium.
Délais de remise de l’avis
Si le régime de santé collectif d’un employeur couvre les résidents d’un État qui fournit une prime, l’employeur doit envoyer un avis annuel sur l’aide disponible à tous les employés résidant dans cet État. L’avis doit être fourni, gratuitement, sur une base annuelle.
Remise de l’avis
L’avis de la CHIPRA n’a pas à être envoyé séparément. Les régimes peuvent combiner l’avis annuel avec d’autres documents du régime, tels que des paquets d’inscription ouverts ou des descriptions sommaires du régime, si:
- Les documents sont fournis à tous les employés autorisés à recevoir l’avis de la CHIPRA; et
- L’avis de la CHIPRA est un document distinct afin que les employés puissent en apprécier l’importance.
L’avis doit être fourni par écrit d’une manière calculée pour être comprise par l’employé moyen. Il peut être fourni par courrier de première classe ou par voie électronique si les exigences de divulgation électronique du DOL sont satisfaites.
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