Fouillis: La collection de « trucs » qui traînent qui crée de la désorganisation sur votre lieu de travail. Il sabote votre productivité et peut nuire à votre santé mentale jour après jour.
Il est temps de le maîtriser !
La recherche a montré que les espaces encombrés ont des effets négatifs sur les niveaux de stress et d’anxiété, la capacité de se concentrer, les choix alimentaires et même le sommeil. Cela crée également une mauvaise première impression de vos compétences et capacités perçues au bureau lorsque quelqu’un s’arrête à votre bureau.
Cet article, par exemple, approfondit les neurosciences derrière le désencombrement. L’auteur y fait référence à plusieurs études qui prouvent à quel point l’encombrement peut être préjudiciable à votre cerveau, ainsi que les effets positifs du désencombrement sur vos performances. C’est une excellente lecture pour ceux d’entre nous qui s’intéressent aux étranges façons dont notre cerveau fonctionne!
L’encombrement s’accumule lorsque nous ne prenons pas de décisions sur les choses ou que nous n’avons pas un bon système en place pour le stocker. Il y a quatre étapes de base pour organiser quoi que ce soit, et elles peuvent être appliquées à tout type d’encombrement.
Types courants d’encombrement et Comment y faire face
Maintenant que nous comprenons l’effet de l’encombrement, il est temps d’examiner des problèmes spécifiques et d’identifier des moyens de les résoudre. Au bureau, la plupart des encombrements appartiennent à l’une de ces cinq catégories:
1. Encombrement des fournitures: Regardez autour de votre bureau. Combien de stylos aléatoires, de clips de reliure, de notes autocollantes, de surligneurs ou d’autres fournitures de bureau traînent? L’encombrement des fournitures s’accumule lorsque:
- Vous n’avez pas de maisons de stockage définies pour les différentes fournitures que vous utilisez régulièrement.
- Vous avez la mauvaise habitude de ne pas remettre les choses à leur place lorsque vous avez fini de les utiliser.
- D’autres personnes déposent des objets sur votre bureau.
Comment résoudre l’encombrement des fournitures:
- Évaluez les fournitures qui s’accumulent le plus sur votre bureau. Demandez-vous pourquoi cela se produit afin que vous puissiez en arriver à la cause profonde et créer une solution qui fonctionne.
- Rassemblez les fournitures, contenez-les, étiquetez le conteneur et créez une maison spécifique (emplacement de stockage) pour ces articles. S’il s’agit de choses que vous utilisez régulièrement, assurez-vous qu’elles sont stockées dans un endroit facile d’accès afin que vous puissiez facilement les obtenir ou les ranger en cas de besoin.
- Désignez quelques fois par jour (p. ex. juste avant ou après le déjeuner, juste avant votre départ à la fin de la journée) pour effectuer un balayage rapide de votre bureau et éliminer l’encombrement afin que votre espace reste propre et organisé.
2. Encombrement du papier: Avez-vous une pile à classer qui est devenue une montagne à classer? Avez-vous des impressions d’e-mails diverses qui flottent autour de votre espace de travail? Les membres de l’équipe laissent-ils des documents sur votre bureau tout au long de la journée? L’encombrement du papier s’accumule lorsque:
- Vous imprimez des choses qui n’ont pas besoin d’être imprimées.
- Vous n’avez pas de bac « entrant » clairement identifié sur votre bureau pour la paperasse entrante.
- Vous ne pouvez pas contenir, étiqueter et créer un accueil (dossier de fichiers) pour votre papier dès qu’il se trouve sur votre bureau.
- Vous n’avez pas de dossiers vides facilement accessibles pour créer des fichiers.
- Vous pensez que les étiquettes de fichiers doivent être parfaitement imprimées ou que vous ne pouvez pas créer le fichier du tout.
Comment résoudre l’encombrement du papier:
- Arrêtez d’imprimer des choses qui ne devraient pas être imprimées.
- Déchiquetez ou recyclez les doublons ou le papier périmé dès que vous réalisez que c’est inutile.
- Créez une station file-on-the-go. Trouvez une trieuse à plateau verticale autonome avec une ou deux sections. Placez la trieuse sur votre bureau à portée de main de l’endroit où vous vous asseyez. Stockez-le avec un assortiment de dossiers de fichiers que vous utilisez. Le mien comprend une combinaison de dossiers manille coupés 1/3, un assortiment de dossiers couleur coupés 1/3 et une variété de dossiers poly que j’utilise pour organiser mes projets. Vous pouvez également inclure un bon stylo à écrire, un marqueur ou un crayon pour étiqueter vos dossiers.
- Facilitez l’étiquetage. Utilisez un crayon pour qu’il puisse être facilement effacé lorsque vous avez le temps de créer une étiquette imprimée. Utilisez les étiquettes de fichiers amovibles qui facilitent la création d’une étiquette écrite à la main et faciles à retirer plus tard lorsque vous en aurez enfin une imprimée. Ou procurez-vous un étiqueteur et fabriquez les étiquettes des fichiers sur place.
L’une des difficultés des administrateurs avec le classement papier est qu’ils pensent que les étiquettes doivent être soigneusement tapées avant de pouvoir créer le fichier. C’est loin d’être la vérité ! Le but d’un dossier de fichiers est de contenir et d’étiqueter des éléments similaires afin que vous puissiez ensuite tout stocker à la place qui lui revient. Vous pouvez toujours ajouter une étiquette imprimée plus tard, mais au moins l’y inscrire pour l’instant afin qu’elle soit étiquetée si vous ou quelqu’un d’autre a besoin de la localiser. Une étiquette de dossier manuscrite est tout aussi efficace qu’une étiquette magnifiquement imprimée. Si vous devez absolument avoir une étiquette de fichier parfaite, investissez dans une étiqueteuse que vous pouvez conserver dans votre tiroir de bureau ou votre station de fichiers en déplacement.
3. Sous l’encombrement du bureau: Nous y sommes tous allés. Votre bureau est un gâchis et vous devez le nettoyer rapidement, de sorte que vous rangez l’encombrement sous votre espace de travail avec l’intention de le traiter plus tard. Mais plus tard ne vient jamais. Vous êtes distrait, d’autres priorités s’accumulent, et avant que vous ne le sachiez, ces fournitures supplémentaires, ces vieux ordinateurs portables ou ces articles promotionnels du banquet annuel de remise des prix ont apparemment pris racine sous votre bureau. C’est hors de vue et hors de l’esprituntil jusqu’à ce que vous vous heurtiez l’orteil lorsque vous vous asseyez devant votre ordinateur, ou que vous l’aperceviez lorsque vous franchissez la porte du bureau. Et chaque fois que vous vous souvenez qu’il est là, cela a un impact négatif sur vous, à la fois physiquement et mentalement!
Comment résoudre l’encombrement sous le bureau:
- Évaluez ce qui s’accumule le plus sous votre bureau. Êtes-vous celui qui y met des choses ou s’accumule-t-il à cause de la chute d’autres choses dans votre espace?
- Créez des bacs de dépôt désignés près (mais pas sur ou sous) de votre bureau si les articles nécessitent vraiment que vous fassiez quelque chose avec eux avant qu’ils puissent être manipulés. Assurez-vous de les étiqueter pour que tout le monde sache ce qui se passe où.
- Informez les membres de votre équipe sur les espaces de rangement appropriés pour les articles qu’ils déposent à votre bureau.
- Désignez-vous quelques fois par semaine ou à la fin de chaque journée pour faire une évaluation rapide sous le bureau et éliminez l’encombrement afin que vous puissiez marcher le lendemain avec un espace de travail ouvert et rafraîchi.
4. Fouillis de tiroir de bureau ou de dossier: Ah, le tristement célèbre tiroir à ordures! Qui n’en a pas eu ? Dans un effort pour ranger rapidement un espace, nous le nettoyons et le vidons dans l’espace fermé et contenu d’un tiroir ou d’une armoire où nous pouvons cacher les choses rapidement. Le problème est que nous revenons rarement en arrière et le nettoyons plus tard. Et la prochaine fois que vous aurez besoin de quelque chose dans ce tiroir, la fouille commence.
Comment résoudre l’encombrement du bureau ou du tiroir à fichiers:
- Contenir et étiqueter les fournitures dans vos tiroirs pour un accès rapide et facile. Utilisez des élastiques, des sacs à fermeture éclair ou de petits bacs et paniers. Cela vous aide à ranger rapidement les choses lorsque vous êtes pressé.
- Si vous devez absolument faire un balayage rapide de votre bureau, conservez-le dans une enveloppe surdimensionnée ou un sac zippé afin qu’il reste contenu jusqu’à ce que vous puissiez revenir et le trier de manière appropriée plus tard.
- Si vous avez un tas de tiroirs hors de contrôle, choisissez un tiroir par jour et appliquez les quatre étapes pour organiser quoi que ce soit jusqu’à ce que tout soit rassemblé, contenu, étiqueté et dans sa maison permanente.
5. Fouillis de mémoire: De tout le fouillis que nous accumulons, le fouillis de « mémoire » est le plus difficile à gérer car contrairement aux dossiers de fichiers et aux trombones, nous y avons un attachement émotionnel. L’encombrement de la mémoire se présente sous plusieurs formes: le cadeau gag « Meilleur administrateur du monde » qui se trouve près de votre téléphone, les souvenirs de la conférence à laquelle vous avez assisté au printemps dernier ou les 86 dessins de chats que votre enfant vous a offerts. L’organisateur professionnel Peter Walsh décrit l’encombrement de la mémoire comme « ce qui vous inquiète si vous vous laissez aller, vous perdrez la mémoire », et c’est le domaine sur lequel je reçois le plus de recul de la part des personnes qui participent à notre Défi Organisez votre espace de travail de 5 jours. Ils ne veulent pas abandonner leurs photos de famille ou d’autres objets personnels – après tout, c’est ce qui rend leur bureau unique « le leur. »Quand ils enlèvent cet encombrement de leur espace, cependant, ils ne peuvent pas croire au calme qui l’accompagne!
Comment résoudre l’encombrement de la mémoire:
- Supprimez tous les éléments de mémoire de votre espace. Placez-les dans une boîte et étiquetez-la pour qu’elle ne se perde pas. Donnez-vous ensuite au moins 5 à 10 jours de travail dans votre espace sans tous vos éléments de mémoire avant de décider ce que vous devez conserver ou ajouter dans votre zone de travail.
- Faites attention à ce que vous ressentez en travaillant dans votre espace sans tous ces éléments de mémoire. Écoutez également les commentaires que les gens font lorsqu’ils s’arrêtent à votre bureau. Que remarquez-vous?
- Si vous devez absolument avoir des éléments de mémoire dans votre espace de travail, limitez-vous à un ou deux éléments les plus importants.
- Si vous ne pouvez tout simplement pas lâcher ces éléments, envisagez de faire pivoter ceux que vous avez exposés au lieu d’avoir tout visible tout le temps.
- Prenez des photos des articles. Vous pouvez capturer l’élément et le moment où il a représenté et l’enregistrer numériquement. Si c’est lié à votre carrière, ajoutez les images à votre portfolio professionnel afin que le succès ou la réussite soit documenté pour un partage et une référence futurs.
Il est temps de jeter le Fouillis sur le trottoir!
L’encombrement n’est pas seulement irritant et disgracieux. Il a un impact très réel sur notre santé physique, mentale et émotionnelle, et joue un grand rôle dans la façon dont nos dirigeants et nos collègues nous perçoivent. Cela nous rend moins productifs et plus anxieux. Mais ça ne doit pas être comme ça! Avec quelques compétences simples en organisation et un peu de détermination, nous pouvons bannir l’encombrement de notre bureau et apporter du calme à notre espace de travail!