Sådan organiserer du en Velgørenhedsvandring eller løb
Fundraising til din valgte nonprofit kan ofte virke som en skræmmende opgave. I dag er en af de mest populære måder, hvorpå folk proaktivt skaffer penge til velgørenhed, gennem interaktive begivenheder. Uanset om det er en 5K løb/gåtur, farveløb eller endda de mere ekstreme “hårde mudder”, er de meget effektive måder at skabe spænding på og bringe folk sammen for en fælles sag.
hvis en velgørenhedsbegivenhed som denne virker som en god pasform til din organisation, er her nogle vigtige detaljer, du skal huske på, når du planlægger din begivenhed.
trin et: planlægningsfasen
valg af rute: Det er vigtigt nøje at planlægge den rute, som dine deltagere vil følge, og den afstand, de vil gennemføre. Nogle af de mest almindelige ruteafstande til velgørenhedsarrangementer er 5K, 10K, halvmaraton og maraton.
en anden vigtig komponent, du skal huske, når du kortlægger dit kursus, er, hvor inkluderende du ønsker, at din velgørenhedsbegivenhed skal være. De fleste fundraisers ønsker at være så inkluderende som muligt og byde folk i alle aldre og fysiske evner velkommen til at deltage i arrangementet. Når det er sagt, bør den valgte rute og sværhedsgrad afspejle dette.
når ruten er besluttet, vil det være lettere for dig at tage nogle af de andre planlægningsbeslutninger, såsom de nødvendige ressourcer, personalestørrelse, sikkerhed, transport, frivillige og skiltning.
sikkerhed: Det er klart, at sikkerhed er af største betydning. Når du overvejer mulige ruter, skal du tage hensyn til følgende nøgleaspekter:
- Hvad er den typiske mængde trafik, der strømmer langs ruten?
- er der tilstrækkelig plads langs vejens skulder, der holder deltagerne i sikker afstand fra trafikken?
- skal dine deltagere krydse travle kryds under ruten?
- vil kurset være åbent for offentligheden, hvilket gør det muligt for dine deltagere at blive afbrudt af ikke-registrerede fodgængere?
at stille dig selv disse spørgsmål hjælper dig med at planlægge den bedst mulige rute og undgå potentielle farer.
transport: husk let adgang til transport for deltagere og tilskuere. Uanset om det er praktisk parkering eller tilgængeligheden af offentlig transport, vil disse velplanlagte detaljer gøre begivenheden mindre hektisk og sjovere for alle involverede.
ressourcer og personale: Antallet af deltagere og tilskuere, du forventer på begivenhedsdagen, samt kursuslængden er de to hovedfaktorer, der bestemmer størrelsen på dit frivillige personale og de nødvendige ressourcer. Her er en liste over emner, der ofte bruges ved at gå og løbe begivenheder:
- tovejsradioer
- reb, tape og kegler til banemærkning
- skiltning til start-og målområder
- skiltning til service-og supportområder
- bærbare toiletter
- Skraldespande
- mad
- vand
- telte
- borde
- stage for prisoverrækkelse
- PA system
- generator
når du ser på dit kursuskort, vil du være i stand til strategisk at placere dine vandstop, skraldespande, bærbare toiletter, koncessionsstande og så videre.
Legalities af en Velgørenhedsvandring eller løb: sørg for at tjekke med dine lokale byembedsmænd for at sikre, at du får de rette tilladelser og godkendelser til dit arrangement.
trin to: find deltagere
Marketing til dit arrangement: nu hvor planlægningsfasen er færdig, er det tid til at begynde at generere spænding og sprede ordet. Heldigvis kan du i dagens verden af voksende teknologi med succes offentliggøre din begivenhed, uanset hvad dit budget måtte være. Naturligvis vil traditionel markedsføring bestå af mail -, tv -, radio-og avisannoncer. Men det kræver et større budget. For dem, der har brug for en mere budgetvenlig tilgang, følgende er gode til at skabe en brummer om din velgørenhedsbegivenhed:
- Officiel hjemmeside – Dette er en vigtig ressource til at lede offentligheden, medier, og interesserede sponsorer for mere information.
- Facebook, Kvidre, sociale medier – sociale medier er perfekte til at nå en stor gruppe mennesker og opbygge spænding til din kommende begivenhed. En separat Facebook fan side eller kvidre side til din begivenhed er en fantastisk måde at invitere venner og opfordre dem til at rekruttere andre til at blive involveret i årsagen.
- Email Advertising-e-mail er et fantastisk værktøj til at sprede budskabet om dit arrangement og holde deltagerne opdateret. Send din organisations kontaktliste en e-mail med oplysninger om dit arrangement og et link til din hjemmeside. Sørg også for at medtage “del” – knapper i dine e-mails for at gøre det nemt for modtageren at videregive det til en ven. Også, på din hjemmeside, Facebook-side, og kvidre side, omfatte en funktion, hvor den besøgende kan deltage i din mailingliste.
trin tre: Deltagerregistrering
uanset om du vælger at bruge en simpel papirregistreringsproces eller implementere et online begivenhedsstyringssystem, der giver dig mulighed for at oprette en brugerdefineret online registreringsformular og proces, her er nogle spørgsmål, der skal medtages på formularen:
- navn
- adresse
- telefon
- alder
- køn
- nødkontakt
- Skjortestørrelse (hvis du tilbyder en gratis skjorte med adgangsgebyr)
- hvordan hørte du om denne begivenhed?
- antal gange du har deltaget i dette arrangement?
- teamnavn (hvis du tilbyder team fundraising)
- Hvad er dit fundraising mål?
- hvilken afstand vil du gå?
Trin Fire: Effektiv kommunikation indtil Begivenhedsdagen
kommunikation med registranter, der fører op til begivenhedens faktiske dag, er en fantastisk måde at opbygge spænding på og hjælpe med at garantere en vellykket fundraiser. Deltagere, der tilmelder sig måneder før begivenheden, kan miste interessen eller bremse deres indsamlingsindsats, hvis de ikke er forlovet og opmuntret regelmæssigt.
frem for alt, uanset hvor meget arbejde det kræver, husk at have det sjovt! Du samler penge til en sag, du føler dig lidenskabelig over og bringer andre sammen for at slutte sig til dig.
