om FTA

Ofte Stillede Spørgsmål

Sp. Motorerne i vores faste rutebusser har dog en defekt, og nu projicerer vi, at bugseringsomkostninger vil være mindst $300.000. Udgør dette en kardinal ændring, som vi skal annullere RFP og byde igen? Vi mener, at vi kunne få en bedre pris baseret på vores højere forbrug. Hvordan skal vi fortsætte?

A. Vi vil råde dig til at ændre RFP for at give potentielle leverandører Dit mere nøjagtige skøn over mængden af tjenester, der kræves. Dette kan meget vel resultere i lavere priser. Men hvis du tildelte en kontrakt baseret på et krav om $150.000 i bugseringstjenester, kunne du ikke udstede en ændringsordre mod denne kontrakt for at kræve dobbelt så mange tjenester. Det ville være en kardinal ændring, da det går langt ud over det serviceniveau, som parterne oprindeligt havde i tankerne, da kontrakten blev tildelt. Emnet for kardinalændringer diskuteres i Best Practice Procurement Manual, afsnit 5.1-Kontraktændringer. (Revideret: maj 2017)

Sp. Vi har en konsulent om bord til arbejde gennem indledende teknik. Vi har for nylig opdaget, at vi har brug for nogen til at udføre Projektstyringsovervågning til design, konstruktion, vedligeholdelse og drift af sporvognen. Vi diskuterede også at starte denne proces nu (for at fremskynde design og konstruktion, da vi har en stram deadline), og at den nye kontrakt inkluderer foreløbig teknik, som endnu ikke skal udføres under fase 3 i den eksisterende kontrakt. Det er klart, at firmaet, der allerede er om bord i flere år, har et godt ben på et andet firma, der kommer ind og erstatter dem. Det virker næsten meningsløst og spild af andre virksomheders ressourcer til formelt at anmode om dette krav, når det eksisterende firma skal betragtes som næsten en shoo-in. Omfanget af den oprindelige kontrakt overvejede ikke Projektledelse, så ændring bestilling af det i kunne betragtes som en kardinal ændring, og udstedelse af en ny kontrakt til dem ville være en eneste kildesituation. Er der en måde at betragte dette som en kardinal ændring af den eksisterende kontrakt eller som en eneste kilde og udstede en ny kontrakt?

A. de omstændigheder, du beskrev, garanterer ikke en ændringsordre af flere grunde. For det første var projektstyringsovervågningsfasen ikke inden for overvejelsen af den oprindelige konkurrence, og det nye arbejde ligger simpelthen uden for den oprindelige kontrakts anvendelsesområde, hvilket tilføjer år til ydeevne og væsentligt flere midler og kræfter. Hvis dit bureaus beslutning er at tildele tilsynsarbejdet til den etablerede operatør, dine valg er en eneste kilde tilføjelse til den eksisterende kontrakt eller tildeling af en ny eneste kilde kontrakt. Den eneste kildebegrundelse, selvom den er modløs, skulle behandles gennem passende agenturstyringsniveauer til godkendelse. Fra et FRIHANDELSAFTALEPERSPEKTIV ville en konkurrencedygtig RFP imidlertid være meget foretrukket, selvom den etablerede operatør har en konkurrencemæssig fordel i kraft af sit nuværende kontraktarbejde. Gennemførelse af en ny konkurrence udelukker eventuelle spørgsmål senere fra frihandelsaftalen eller det professionelle ingeniørfællesskab. (Anmeldt: September 4, 2009)

Sp. kan en brændstofkontrakt ændres for at øge mængderne og omfatte yderligere leveringssteder uden at blive betragtet som en kardinal ændring af kontrakten? Vi er en byafdeling, og vores nuværende kontrakt er attraktiv for de andre afdelinger. Nogle af afdelingerne har spurgt, om kontrakten kan udvides til at omfatte dem. Dette ville betyde yderligere placeringer og volumen (50.000 gallon på en 1.200.000 gallon kontrakt) for at tilføje til den kontrakt, der ikke oprindeligt blev overvejet på tidspunktet for buddet. Kan de andre afdelinger bruge denne kontrakt?

A. Indkøbshåndbogen for bedste praksis behandler emnerne fælles indkøb og “piggybacking” i henholdsvis afsnit 3.3.2 og 3.3.4. Scenariet du beskriver ville blive betragtet som en “tag-on” og dermed en kardinal ændring. Dit agentur vil måske overveje en fremtidig fælles indkøb med andre lokale agenturer for brændstof, hvis du mener, at dette ville give bedre priser. Anmodningen ville informere tilbudsgiverne om de samlede anslåede mængder, der skal købes af de deltagende agenturer, og kontrakten kunne derefter struktureres som en ubestemt mængdekontrakt med minimums-og maksimumsmængder. Frihandelsaftalen kræver, at kontrakter på ubestemt tid skal have minimums-og maksimumsmængder, hvilket, når de nås, ville kræve en ny indkøbsaktion. Dette er for at beskytte leverandørerne såvel som for at undgå åbne kontrakter, hvor ubegrænsede køb kan foretages til de oprindeligt noterede priser (en situation, som parterne aldrig har bestemt). (Revideret: maj 2017)

Sp.byggefirmaet til vores arra-finansierede rehabiliteringsprojekt March Point Park ‘n Ride opdagede en mættet undergrad inden for de første par dage på stedet. Arbejdet er stoppet, og deres foreløbige skøn på $44.000 er 29% over kontraktbeløbet, hvilket overstiger den 25% Kardinalændringstærskel, der er fastlagt i Vores indkøbspolitik. Mit spørgsmål søger afklaring mellem Kardinalændringsreglen og klausulen om forskellige betingelser for stedet. Vi har bestemt, at ændringsarbejdet er inden for rammerne af den oprindelige konkurrence, da disse latente fysiske forhold var ukendte på budtidspunktet, eller stedinspektionen, men er nødvendige for at blive afsluttet for at lette resten af arbejdet som bud. Park ‘ N ride-forbedringerne kan ikke gennemføres uden ændringsarbejdet for at dræne vandet fra stedet. I betragtning af den korte tidslinje, før asfaltfirmaet lukker om vinteren, ønsker vi ikke at stoppe fremskridt med projektet ved at skulle rebid det. Når jeg taler med dig, det er min forståelse, at klausulen om forskellige forhold på stedet tilsidesætter Kardinalændringsreglen, hvis det bestemmes, at ændringsarbejdet er inden for rammerne af den oprindelige konkurrence, og at entreprenøren kan instrueres i at fortsætte med ændringsarbejdet, mens vi forhandler anmodningen om krav. Forklar venligst forskellen skriftligt, og hvis min forståelse er korrekt.

A. Klausulen om forskellige betingelser på stedet giver dig den kontraktlige myndighed til at fortsætte med denne uforudsete tilstand på arbejdsstedet. Omkostningerne ved det ekstra arbejde, selvom de er betydelige i forhold til den oprindelige kontraktværdi, tilsidesætter ikke autoriteten i klausulen om forskellige betingelser for stedet. Som du bemærker, er en anden overvejelse (ud over omkostningerne ved arbejdet), hvad der var inkluderet i omfanget af den oprindelige konkurrence, da konkurrencedygtige bud blev anmodet om og modtaget. IFB og den deraf følgende kontrakt forestillede sig muligheden for, at forholdene på stedet var væsentligt forskellige fra dem, der er beskrevet i IFB, hvilke betingelser der kunne påvirke retsforfølgelsen af arbejdet, og denne ændring af betingelserne på stedet var således inden for rammerne af den oprindelige konkurrence; dvs.alle tilbudsgivere vidste på det tidspunkt, hvor bud blev afgivet, at de muligvis skulle reagere på forskellige betingelser på stedet for at fuldføre kontrakten. På baggrund af ovenstående ville vi ikke behandle dette som en uacceptabel kardinal ændring. (Sendt: Januar, 2010)

K. Tillader FTA-retningslinjer, at projektets omfang for en A/E-kontrakt fordobles? Ville dette blive betragtet som en eneste kilde Indkøb? Hvilke bekymringer i denne henseende skal jeg vide om?

A. FTA ‘ s Manual for indkøb af bedste praksis (BPPM) diskuterer “Kontraktomfang og kardinale ændringer” i afsnit 5.1. Uddrag fra dette afsnit er gengivet nedenfor.

“med hensyn til FTA-kravene til ændringer skal ændringen være inden for rammerne af den oprindelige kontrakt. Hvis det ikke er inden for rammerne, betragtes det som en kardinal ændring. Sådanne ændringer behandles ikke korrekt som ændringer i henhold til Ændringsklausulen, men behandles korrekt som nye indkøb. Jf. frihandelsaftalens cirkulære 4220.1 F, Kapitel V 7.b. “utilladelige handlinger” til frihandelsaftale vejledning om dette spørgsmål.

inden for det generelle anvendelsesområde – betydningen af denne sætning er noget vag og har været genstand for meget fortolkning af forskellige retslige organer, der behandler entreprenør protester og krav. Federal Court of Claims opfandt udtrykket” kardinal ændring ” for at beskrive de ændringer, der ligger uden for kontraktens anvendelsesområde. Der er forskellige tests, der bruges til at bestemme, om en ændring er inden for rækkevidde. En test undersøger ændringer i arten af det arbejde, der skal udføres. En anden ser på mængden af indsats entreprenøren er forpligtet til at udføre. Endnu en test vedrører, om den foreslåede ændring er inden for rammerne af den oprindelige konkurrence.

arbejdets art – i et tilfælde fastslog Domstolen, at det ændrede arbejde anses for at være inden for det generelle anvendelsesområde, hvis det “skulle anses for at have været retfærdigt og rimeligt inden for parternes overvejelser, da kontrakten blev indgået.”Federal Court of Claims erklærede testen for at være, om det udførte arbejde var “i det væsentlige hDet samme arbejde, som parterne forhandlede om, da kontrakten blev tildelt.”I en anden sag erklærede retten, at der sker en kardinal ændring, hvis de bestilte afvigelser ændrer arten af den ting, der skal konstrueres. Det generelle princip synes at være, at hvis funktionen eller arten af værket som ændret generelt er den samme som det oprindeligt krævede arbejde, anses ændringerne for at være inden for det generelle anvendelsesområde. For eksempel i en kontrakt om at bygge et hospital, hvor der var mange ændringer i de anvendte materialer, men hvor bygningens størrelse og layout forblev den samme, blev ændringerne anset for at være inden for anvendelsesområdet.

indsats – den anden test til bestemmelse af, om en ændring er inden for rammerne, vedrører mængden af indsats med hensyn til arbejdsforstyrrelse og omkostningsstigninger, som entreprenøren oplever. I et tilfælde, hvor en underleverandør skulle foretage udfyldning samtidig med andre underleverandørers arbejde, blev ændringen betragtet som så forstyrrende, at den var en kardinal ændring, fordi den tilføjede over 200% til omkostningerne ved udfyldningsarbejdet. I en anden sag besluttede retten at afholde en retssag om kardinalændringsspørgsmålet, hvor der havde været 130 ændringer, præstationstidspunktet var fordoblet, og omkostninger på 4,6 millioner dollars blev afholdt over kontraktprisen på 5,8 millioner dollars. Men det skal bemærkes, at entreprenører sjældent har haft succes med at argumentere for kardinale ændringer på grundlag af mængden af indsats.

omfanget af den oprindelige konkurrence – konkurrenter protesterer undertiden udstedelsen af ændringer, når de mener, at en ny konkurrencedygtig indkøbsproces skulle have været brugt til det ændrede arbejde. Ved afgørelsen af disse sager har domstolene anvendt kriteriet om, hvorvidt Ændringen var inden for rammerne af den oprindelige konkurrence, dvs.hvad konkurrenterne skulle have forventet at være inden for rammerne af konkurrencen. En vigtig faktor, der skal overvejes, er “om den oprindelige opfordring tilstrækkeligt rådede tilbudsgivere om potentialet for den type ændringer i løbet af kontrakten, der faktisk fandt sted . . . eller om ændringen er af en art, som potentielle tilbudsgivere med rimelighed ville have forventet i henhold til ændringsklausulen.”Dette spørgsmål er vigtigt, fordi Ændringsklausulen egner sig til potentielt misbrug i spørgsmålet om bestilling af mængder, der ikke oprindeligt konkurrerede. Denne praksis har tendens til at blive en hensigtsmæssig for at undgå tid og omkostninger ved en ny indkøbsaktion, men det er ukorrekt, når de ekstra mængder overstiger omfanget af den oprindelige konkurrence. Sådanne yderligere mængder bør enten købes gennem et nyt konkurrencepræget udbud eller behandles som en eneste kildeaktion med de nødvendige organisatoriske godkendelser.

antal ændringer – antallet af udstedte ændringer har ikke været afgørende for, om ændringerne kumulativt er inden for rækkevidde. 100 ændringsordrer ikke var uden for det generelle anvendelsesområde. En anden sag fastslog, at 200 ændringsordrer ikke var uden for det generelle anvendelsesområde.

udstedelsestidspunkt – tidspunktet for udstedelse af ændringerne er ikke blevet betragtet som en faktor. I et tilfælde udstedte Ordregiver seks ændringer efter afslutningen af arbejdet, som forlængede kontraktperioden med 120 dage, og retten fandt, at disse ændringer var inden for det generelle anvendelsesområde.

ændringer i mængde – store ændringer i mængden af arbejdet er blevet anset for at være kardinale ændringer. Dette princip gælder både additive og deduktive ændringer. Større tilføjelser i mængden bør behandles som nye konkurrencedygtige Indkøb. Store reduktioner i mængde bør behandles som kontrakt opsigelse handlinger. Comptroller General har fastslået, at en ændring, der tilføjer mængder over de kontraktlige maksimumsbeløb, var uden for anvendelsesområdet og derfor en kardinal ændring.”

vi vil stille spørgsmålstegn ved, om det ekstra arbejde, der udføres, der medfører en 100% stigning i kontraktens værdi, var (1) rimeligt inden for parternes overvejelser, da kontrakten blev tildelt, og (2) i det væsentlige det samme arbejde, som parterne forhandlede om på tidspunktet for den første tildeling. For eksempel, hvis firmaet a & E blev valgt til at designe en bygning, og i løbet af designet, måske sent i designarbejdet, måtte der foretages en række uforudsete designændringer på grund af finansieringsbegrænsninger, ændringer i byggekoden osv., men bygningen bevarede sin væsentlige karakter (som i hospitalssagen ovenfor), så er 100% omkostningsvæksten sandsynligvis inden for kontraktens anvendelsesområde. Du bliver nødt til at anvende ovenstående kriterier på din specifikke situation for at afgøre, om det tilføjede arbejde er en tilladt ændring inden for anvendelsesområdet, eller om det tilføjede arbejde skal behandles som en eneste kilde indkøb uden for ændringsklausulen. (Revideret: maj 2017)

hvis piggybacking på en kontrakt for over-the-road busser, hvor den oprindelige kontrakt ikke havde en lav-loft option (2.5 inches kortere end en standard over-the-road bus loft), ville et køb af lav-loft busser fra den oprindelige kontrakt udgør en kardinal ændring?

A. Hvis ændringen til en lav loftskonfiguration kun indebærer at placere et falsk faldloft under det oprindelige loft, vil vi sige, at det er en kosmetisk ændring og ikke en kardinal; hvis det indebærer fysisk at fjerne det originale tag/loft og erstatte det med et andet, ville vi betragte det som en kardinal ændring, da det indebærer en ændring af busens grundlæggende struktur. (Post: Januar, 2013)

vores agentur ser på at købe 5 busser som en piggyback indkøb fra de muligheder, der er tilgængelige på en anden transit systems kontrakt. Vi bliver nødt til at foretage nogle ændringer i kontrakten, såsom at skifte førersæde, skifte siddestof, skifte dæk og billetboks samt installere AVL-udstyr på bussen. Kan disse ændringer behandles under “ændringsklausulen” eller betragtes de som en kardinal ændring. Hvis vi er i stand til at foretage disse ændringer under “ændringsklausulen” er vi forpligtet til at gøre og ICE og/eller en omkostnings – /prisanalyse for hver ændring?

vi mener, at de ændringer, du beskriver, kan foretages under ændringsklausulen. Ja, du bliver nødt til at lave en ICE og en pris-eller prisanalyse for hver af ændringerne. (Sendt: januar, 2013)

for nylig udførte mit agentur en kontrakt for fyrre fods CNG-transitbusser med lavt gulv. Der har været en vis diskussion inden for agenturet om at reducere antallet af pladser fra 40 Til 32 for at give mulighed for yderligere ADA-kompatible kørestolssikringssteder. Et af minimumskravene i RFP og efterfølgende kontraktkrav er \ ” der vil som minimum være 40 passagersæder.\”

reduktionen i antallet af bussæder eller ændringen i sædekonfiguration for at give mulighed for mere ADA-kompatible sæder, ville ikke blive betragtet som en kardinal ændring. Ændringer i siddepladser ændrer ikke køretøjets art (f.eks. lavt gulv til højt gulv; diesel til hybrid) og påvirker heller ikke integriteten af den oprindelige konkurrence (dvs. hvis disse ændringer oprindeligt var kendt, kan det have påvirket antallet af tilbudsgivere for kontrakten). (Sendt: August, 2013)

mine spørgsmål er: (1) Hvad er definitionen af “uden for anvendelsesområdet”? (2) Hvad er definitionen af “kardinal ændring”? (3) udgør nogen ændring af vores kontrakt “uden for anvendelsesområdet”, simpelthen fordi kontrakten slet ikke adresserer ændringer? (4) Vi har haft to tidligere ændringer i kontrakten om vedligeholdelse & brændstof udstedt af MOA ‘ s i 2010 & 2011. Da vores kontrakt ikke adresserer ændringer, ville disse ændringer være blevet betragtet som “uden for anvendelsesområdet”?

den eneste ændringsanmodning på dette tidspunkt er forlængelsen af tiden. Arbejdets omfang og timeprisen forbliver den samme. Intet andet vil ændre sig andet end kontraktdatoen.

det er agenturets analyse, at vores Indkøbshåndbog kræver en “eneste kilde”, hvis den er “uden for anvendelsesområdet”, og vi mener, at denne forlængelse på et år klart er uden for anvendelsesområdet som defineret i vejledningen fra frihandelsaftalen. Jeg vil sætte pris på dit input for at hjælpe os med at forstå, om en udvidelse ville være mulig baseret på fortolkningen af “uden for anvendelsesområdet” og “kardinal ændring.”

FTA bedste praksis Indkøbshåndbog, afsnit 5.1 diskuterer kontraktændringer.

der er flere kriterier for at bestemme, hvornår en ændring er inden for rækkevidde eller uden for rækkevidde (og dermed en kardinal ændring). Et af kriterierne er, hvad der var inden for rammerne af den oprindelige konkurrence; dvs.hvad parterne overvejede, da kontrakten blev konkurreret. For kontrakter af” term-type”, der blev tildelt for tjenester i en bestemt periode (f.eks. fem år), overvejede parterne, at tjenesterne ville blive leveret for den periode, der blev fastlagt i anmodningen og i kontrakten. De forskellige tilbudsgivere overvejede ikke, at kontrakten ville blive væsentligt forlænget (f.eks. med et ekstra år) på et ikke-konkurrencepræget grundlag. Havde tilbudsgiverne forventet fremtidige ikke-konkurrencedygtige udvidelser, kunne de tænkes at have ændret deres forslag for at tilbyde mere attraktive vilkår, såsom en lavere profitrate? Under alle omstændigheder ville de yderligere år have været prissat som optioner på konkurrencevilkår med de oprindelige forslag, og prisfastsættelsen af optionsårene ville have været betragtet som en del af den oprindelige beslutning om tildeling af kontrakter. Det blev ikke gjort i dette tilfælde. I mangel af kontraktoptioner, som blev prissat og evalueret på tidspunktet for basiskontrakttildelingen, enhver væsentlig forlængelse af tiden til en kontrakttype som din ville blive betragtet uden for anvendelsesområdet og dermed en kardinal ændring, der kræver en eneste kildebegrundelse.

konklusionen ville være anderledes, hvis kontrakten var en kontrakt af færdiggørelsestype, der krævede færdiggørelse af specificeret arbejde og leverbare genstande, der af forskellige grunde ikke kunne afsluttes inden den krævede leveringsdato. I disse tilfælde kan leveringsdatoen forlænges, så entreprenøren kan gennemføre det krævede arbejde og levere de varer, der er angivet i kontrakten. Disse forlængelser af tid til at tillade gennemførelse af kontrakten ville ikke falde ind under kontraktens ændringsklausul, og spørgsmålet om kardinalændring er således ikke relevant. De ville falde ind under Forsinkelsesklausulen, og årsagerne til forsinkelsen ville således blive overvejet, om de var forårsaget af entreprenøren, ejeren eller Guds handlinger.

det forhold, at kontrakten ikke indeholder en ændringsklausul, kan betyde, at ejeren ikke har den kontraktlige myndighed til at ændre kontrakten, medmindre entreprenøren accepterer ændringen. Med andre ord kunne ejeren ikke pålægge en ændring ensidigt, som han kunne under ændringsklausulen. De samme principper vedrørende kardinalændringer vil dog gælde for de ændringer, der overvejes – det faktum, at ejeren og entreprenøren accepterer ændringerne, gør dem ikke tilladte, hvis de falder uden for kontraktens anvendelsesområde (som domstolene har fortolket dette udtryk over tid). For eksempel, hvis ændringen er uden for rammerne af den oprindelige konkurrence (som det er tilfældet i din situation), kan parterne ikke gennemføre ændringen uden agenturets interne godkendelse af en eneste kildebegrundelse. (Revision: Maj 2017)

hvis vores agentur valgte at ændre vores Indkøbshåndbog for efter vores skøn at tillade en forlængelse på et år af en femårig servicekontrakt og behandle forlængelsen som en “ændringsordre”-type handling, ville dette være acceptabelt for frihandelsaftalen, eller ville forlængelsen stadig betragtes som en eneste kildehandling?

agenturets Indkøbshåndbog er ikke den kontrollerende faktor her. FRIHANDELSPOLITIKKEN udelukker agenturet fra at forlænge kontrakten, medmindre agenturet behandler en eneste kildebegrundelse gennem passende ledelsesembedsmænd (uanset hvad manualen siger). Agenturets Manual påvirker ikke, om kontraktforlængelsen er en kardinal ændring eller ej, og manualen kan ikke ændre handlingens art fra en kardinal ændring til en tilladt Kontraktændring. Sagens faktiske omstændigheder (den oprindelige kontraktperiode, originale konkurrenceparametre, kriterierne fastlagt af GAO og forskellige retsafgørelser osv.) bestem hvad der er tilladt. Disse forhold kræver en eneste kildebegrundelse for at forlænge kontrakten. (Sendt: September, 2013)