i dagens konkurrenceprægede klima er mange læger tilfredse med at have en stabil strøm af patienter hver dag. Manglende implementering af et struktureret aftalesystem kan dog betyde at gå glip af indtægterne. Cain bemærker, at et effektivt planlægningsprogram er afgørende for at opnå glatte praksisoperationer og tilfredshed for både personalet og patienterne.
der er mange forskellige måder at designe en aftaleplan på, og Kain advarer mod en tilgang, der passer til alle. Det er fristende at blot planlægge en patient hvert 15., 20. eller 30. minut. Denne indtægtsdrevne metode, kendt som standardplanlægning, kan tilføje høj produktivitet og økonomisk succes for nogle praksis. For andre resulterer det i lange ventetider for patienten, reduceret patienttilfredshed og lidt eller ingen tid til gå-ins eller nødaftaler.
en tilpasset planlægningsskabelon designet med dine praksisbehov og lægearbejdsstile i tankerne kan gøre mere end at lindre patientens ventetider og personalets stress. Ændring af sammensætningen af din tidsplan frigør ofte tidsblokke, hvilket giver mulighed for yderligere aftaler. Afhængigt af din gennemsnitlige omsætning pr. aftale, kan det tilføje op til realindkomst i løbet af et år. Så hvilken planlægningsstrategi er den rigtige for din praksis? Nedenfor foreslår Kain nogle alternativer:
integreret planlægning
også kendt som lang/kort planlægning, udnævnelsesslots er afsat til enten lange, fulde eksamener eller korte opfølgninger. Mange gange tildeles en type aftale til den første halvdel af dagen, mens den anden type fylder den anden. Til praksis med flere læger koordineres dagen, så hver læge får en blanding af udnævnelsestyper (for eksempel i en to-læge praksis kan Læge 1 se alle lange aftaler om morgenen og korte aftaler om eftermiddagen. Læge 2 ville gøre det modsatte).
fordele:
- hjælper læger med at tænke på at lave hurtige aftaler eller fulde eksamener.
- frigør pretestområdet, da korte aftaler normalt ikke behøver pretesting.
- giver mulighed for mere effektiv brug af tech tid (kortere aftaler kræver normalt lidt tech tid).
- eliminerer gætterier i planlægningspersonale, da du kan forudse strømmen fra time til Time.
ulemper:
- korte aftaler bliver undertiden til lange aftaler.
- skal være omhyggelig med at vurdere din samlede patient behov for at undgå en ubalance af tilgængelige aftaler.
top of the Hour
målet med top of the hour-planlægning er at give lægens tidsplan mulighed for at “nulstille” hver time. Det giver mulighed for et bestemt antal aftaler i timen, hvilket efterlader en åben tidsblok i slutningen af hver time til administrative opgaver eller skal genbruges til lægens behov på det tidspunkt. Nogle gange er alle patienter i en time planlagt i begyndelsen af den time og set i den rækkefølge, de ankommer. Andre gange, komplekse aftaler er planlagt til den første halvdel af timen, med resten af den times patienter, der ankommer den halve time.
før en praksis beslutter at implementere planlægning af toppen af timen, foreslår Cain at foretage en detaljeret gennemgang af historiske data for at bestemme det gennemsnitlige antal patienter, der ses, patientkontakttid og for at forudsige antallet af nødvendige arbejdsindgangsbesøg og sandsynligheden for udeblivelse.
fordele:
- nødbesøg eller aftaler samme dag imødekommes lettere på grund af tiden i slutningen af blokken.
- læger er mindre tilbøjelige til at falde bagud på administrative opgaver og dermed opnå mere komplette og nøjagtige patientjournaler.
ulemper
- patienter kan blive forstyrrede, hvis de bemærker, at andre patienter fik deres samme udnævnelsestid. En forklaring vil kræve nogle finesse fra din reception personale.
- hvis du ikke afslutter blokken til tiden, vil det resultere i back-ups i løbet af dagen.
Klyngeplanlægning
Klyngeplanlægning involverer gruppering af patienter med lignende eksamenstyper, tilstande eller behandlinger og planlægning af dem inden for en bestemt tidsblok i løbet af dagen. For eksempel kan en praksis have “injektion eftermiddage” eller “procedure eftermiddage.”Bortset fra de normale overvejelser som eksamenslokale tilgængelighed og antal supportmedarbejdere, skal du også tage højde for ting som antallet af kirurgiske instrumenter til rådighed samt behandlingstiden for sterilisering.
fordele:
- strømlinede udnævnelsestyper gør det muligt at se et stort antal patienter på kort tid.
- nedsat ventetid for patienter, der vender tilbage månedligt for kroniske behandlinger.
ulemper:
- udførelse af gentagne opgaver kan øge risikoen for læge eller teknisk fejl.
- personalemangel (som call-outs) påvirker især denne type planlægning.
- patienttilgængelighed og aktualitet er mere en faktor, ligesom geografiske overvejelser. For eksempel kan du øve dig i et område med hårde vintre, hvilket kan forårsage kroniske sikkerhedskopier på grund af sene patienter.
Sakary Kains 6 trin til et planlægningssystem uden fejl
- etablere et målmål for patienter, der skal ses hver dag.
- Opret aftaletyper baseret på praksisbehov ved hjælp af realistiske lægetider for hver aftaletype.
- Opbyg et højtydende team af administrativt og klinisk personale.
- Tillad besøg fra etablerede og nye patienter.
- Kommuniker hele dagen.
- Anmod om feedback fra læger, patienter og personale