(Illustration: Google.com)
ligesom ethvert andet sted, hvor du holder dine ting, kan Google Drev blive rodet. Du laver en fil eller to, importerer et par dokumenter fra Gmail, accepterer en delt mappe, og før du ved af det, er hele stedet en katastrofe.
du kan organisere filer i dit Google Drev ved at sætte dem i mapper og bruge andre værktøjer, både konceptuelle og faktiske, for at sikre, at du altid kan finde det, du har brug for. Disse tip og råd viser dig, hvordan du organiserer filer i Google Drev, og de skal også fungere godt, hvis du bruger Google Drev til arbejde.
Indstil din standardvisning
du kan se filer og mapper i Google Drive en masse forskellige måder. For eksempel kan du vise alt i en liste eller Gittervisning samt indstille linjeafstanden til at være behagelig, hyggelig eller kompakt. Bestem, hvordan du kan lide at se på dit Google Drev ved at lege med indstillingerne, indtil du er tilfreds. Jeg kan godt lide listevisning med behagelig afstand, så det er det, du vil se i de fleste skærmbilleder her.
må ikke overse den venstre side skinne. Mange mennesker fokuserer på midten af skærmen, når de ser på Google Drev. Når det kommer til at organisere dine mapper og filer, skal du dog sørge for at sikre dig den venstre skinne. Du kan nemt se dine mapper og undermapper og reservere midten af skærmen for indholdet af den mappe, du vælger at se.
Opret et skelet af mapper
Opret et skelet af mapper til dig selv ved hjælp af den struktur og navne, der fungerer bedst for dig. Hvordan organiserer du dine filer og mapper i andre apps? Hvad kommer i tankerne, når du tænker på et dokument, du har brug for? Den bedste måde at finde ud af, hvordan du konfigurerer dine mapper, er at besvare disse to spørgsmål.
for mange mennesker er det, der først kommer til at tænke på indholdet af deres arbejde, så de bruger tematiske navne som f.eks. Personligt, jeg klamrer mig til datoer. Når jeg har brug for at finde en fil, det være sig et stykke skrift eller et billede, tænker jeg altid på, hvornår jeg oprettede den. Som resultat, jeg bruger datoer stærkt i min mappe og fil navngivningskonventioner. For eksempel har jeg mapper til 2019, 2018, 2017 osv. Jeg bruger også tal, der svarer til år og måneder. For eksempel betyder 1906 året 2019 og den sjette måned eller juni. Når jeg ser på en mappe, der begynder med nogle tal, ved jeg præcis, hvad de betyder, og det hjælper mig med at finde de filer, jeg har brug for hurtigt.
jeg har set nogle mennesker online anbefale, at du tilføjer en emoji til dine mappenavne for at give dig flere visuelle signaler. Lad være! Emoji konverterer ikke altid til andre formater godt, så når du prøver at oprette et delt link til en mappe eller eksportere det, kan billederne bryde det.
Opret undermapper
undermapper er en organisatorisk stormfald. Lav dem og brug dem! De hjælper dig med at sortere og klassificere dine filer i mindre og mere specifikke grupper.
hvis du har oprettet mapper, men sidder fast og prøver at finde ud af, hvilke undermapper du skal lave, har du måske ikke brug for dem endnu. Du kan også lave en mappe kaldet udført eller gammel, så når arbejdet er afsluttet, eller en mappe er ude af brug, kan du trække og slippe den derinde.
brug Farve
farver er en stor visuel cue, og Google Drev kan du tilføje brugerdefinerede farver til dine mapper. Højreklik på en mappe, enten fra sidebjælken eller hovedvinduet, og vælg Skift farve. Vælg derefter den ønskede farve.
et trick, som jeg bruger, er at gøre mine aktive mapper grønne. Nogle gange har jeg mapper eller undermapper, der sidder i tomgang i et stykke tid, men en eller to mapper blandt dem er stadig i brug. Jeg fremhæver de aktive mapper i grønt og efterlader de andre grå. På den måde, når jeg vil hoppe lige ind i mit arbejde, har jeg et grønt lys, der leder mig mod den mappe, der indeholder mine værker, der er i gang.
Føj stjerner til Ofte anvendte filer og mapper
Google Drev giver dig mulighed for at tilføje en stjerne til filer og mapper. Du gør det på samme måde, som du tilføjer en farve: Højreklik på filen eller mappen, og vælg Tilføj til stjernemarkeret.
jeg anbefaler at tilføje en stjerne til ofte anvendte filer. På den måde kan du trække en liste over alle de materialer, du får adgang til regelmæssigt, uanset hvor de er i Drev, ved at klikke på den Stjernemarkerede overskrift i venstre skinne.
anbefalet af vores redaktører
Flyt vigtige ‘delt med mig’ filer
se på overskriften i venstre skinne kaldet delt med mig. Klik på det, og et rod af filer og mapper kan vises. Du skal ikke bekymre dig for meget om dem. Hvis der er noget vigtigt i det parti af ting, er der tre nyttige ting, du kan gøre med dem:
Tilføj en stjerne. Tilføjelse af en stjerne til en fil, der er blevet delt med dig, gør det samme som at tilføje en stjerne til en af dine egne filer. Det får det til at vises på listen over stjernemarkeret indhold.
Gem for at køre/flytte til en mappe. En anden mulighed er at tilføje filen til dit Google Drev og lægge den i en mappe. Du kan højreklikke på filen og vælge Flyt til. Naviger derefter til den mappe, hvor du vil beholde denne fil i det vindue, der vises. En anden mulighed, der gør det samme, er at vælge det emne, du vil gemme, og derefter klikke på Google Drev-ikonet øverst til højre på skærmen. Du har derefter mulighed for at flytte den til den valgte mappe. Uanset hvad opretter du effektivt en genvej til den delte fil fra den nye placering, du vælger. Filen deles stadig med alle og tilhører stadig den oprindelige ejer.
lav en kopi. Hvis du laver en kopi af en fil, der blev delt med dig, bliver den nye kopi din. Og det er bare det, en kopi. Den er ikke længere forbundet til den delte fil, og de samme personer har ikke nødvendigvis tilladelse til at få adgang til den længere.
Dump papirkurven
når du fjerner en fil eller mappe fra Google Drev, går den i papirkurven, og den forbliver der, indtil du tager papirkurven ud. Jo længere du lader affald opbygge, jo mindre sandsynligt er det, at du har total tro på, at alt i det skal ødelægges fuldstændigt, og så hænger du på dit affald endnu længere. Gør dig selv en tjeneste og tøm papirkurven fra tid til anden. Det hjælper med at holde din Google Drev-lagerplads på et nøjagtigt niveau, og det hjælper din sundhed, når du prøver at føre en organiseret konto.
For mere om, hvordan du får mest muligt ud af Google Drev, kan du også læse PCMags historie, Google Drive-tip, du ikke har råd til at gå glip af.