5 typer Office Clutter, der dræber din produktivitet

Clutter: samlingen af “ting”, der ligger rundt, der skaber uorganisering på din arbejdsplads. Det saboterer din produktivitet og kan påvirke din mentale sundhed dag ud og dag ind.

det er tid til at få det under kontrol!

forskning har vist, at rodede rum har negative effekter på stress-og angstniveauer, evnen til at fokusere, spise valg og endda sove. Det skaber også et dårligt første indtryk af dine opfattede færdigheder og evner på kontoret, når nogen stopper ved dit skrivebord.

denne artikel dykker for eksempel dybt ind i neurovidenskaben bag decluttering. I det, forfatteren refererer til flere undersøgelser, der viser, hvor skadeligt rod kan være for din hjerne, såvel som de positive effekter, som decluttering kan have på din præstation. Det er en fantastisk læsning for dem af os, der er interesseret i de mærkelige måder, vores hjerner fungerer på!

rod akkumuleres, når vi undlader at træffe beslutninger om ting eller ikke har et godt system på plads til opbevaring af det. Der er fire grundlæggende trin til at organisere noget, og de kan anvendes til enhver form for rod.

almindelige typer rod og hvordan man håndterer dem

nu hvor vi forstår effekten af rod, er det tid til at se på specifikke problemområder og identificere måder at løse dem på. På kontoret falder mest rod i en af disse fem kategorier:

1. Forsyninger rod: se dig omkring dit skrivebord. Hvor mange tilfældige penne, bindemiddel klip, sticky notes, highlighters, eller andre kontorartikler ligger rundt? Forsyninger rod akkumuleres, når:

• du har ikke opbevaringshuse defineret for de forskellige forsyninger, du bruger regelmæssigt.
• du har en dårlig vane med ikke at sætte tingene tilbage, hvor de hører hjemme, når du er færdig med at bruge dem.
• andre mennesker taber ting på dit skrivebord.

hvordan til at løse forsyninger rod:

• vurder, hvilke forsyninger der akkumuleres mest på dit skrivebord. Spørg dig selv, hvorfor dette sker, så du kan komme til grundårsagen og skabe en løsning, der fungerer.
• Saml forsyningerne sammen, indeholder dem, mærker containeren og opretter et specifikt hjem (lagerplacering) for disse varer. Hvis det er ting, du bruger regelmæssigt, skal du sørge for, at de er gemt på et sted, der er let at få adgang til, så du nemt kan få dem eller lægge dem væk, når det er nødvendigt.
• Angiv et par gange hver dag (f. eks. lige før eller efter frokost, lige før du forlader i slutningen af dagen) for at gøre en hurtig forsyninger feje af dit skrivebord og fjerne rod, så din plads forbliver ren og organiseret.

2. Papir rod: har du en til-fil bunke, der er blevet en til-fil bjerg? Har du diverse e-mail-udskrifter, der flyder rundt i dit arbejdsområde? Efterlader teammedlemmer papirarbejde på dit skrivebord hele dagen? Papir rod akkumuleres, når:

• du udskriver ting, der ikke behøver at blive udskrevet.
• du har ikke en “indgående” bakke tydeligt identificeret på dit skrivebord til indgående papirarbejde.
• du indeholder, mærker og opretter ikke et hjem (filmappe) til dit papir, så snart det kommer på tværs af dit skrivebord.
• du har ikke tomme filmapper, der er let tilgængelige til oprettelse af filer.
• du tror, at filetiketter skal udskrives perfekt, eller du kan slet ikke oprette filen.

hvordan til at løse papir rod:

• Stop med at udskrive ting, der ikke skal udskrives.
• makulere eller genbruge dubletter eller forældet papir, så snart du indser det er unødvendigt.
• Opret en fil-On-The-go station. Find en fritstående, lodret bakkesorterer med en eller to sektioner. Placer sorteringen på dit skrivebord inden for rækkevidde af hvor du sidder. Lager det med et udvalg af filmapper, du bruger. Mine indeholder en kombination af 1/3 cut manila mapper, et sortiment af 1/3 cut farve mapper, og en række poly mapper, som jeg bruger til at organisere mine projekter. Du kan også medtage en god skrivepen, markør eller blyant til mærkning af dine mapper.
• gør mærkning let. Brug en blyant, så den let kan slettes, når du har tid til at oprette en trykt etiket. Brug de flytbare filetiketter, der gør det nemt at oprette en håndskrevet etiket og let at fjerne den senere, når du endelig får en udskrevet oprettet. Eller få en etiketproducent og lav filetiketterne på stedet.

en af de kampe admins har med papir arkivering er, at de mener etiketter skal være pænt skrevet, før de kan oprette filen. Dette er langt fra sandheden! Formålet med en filmappe er at indeholde og mærke lignende genstande, så du derefter kan gemme alt på dets retmæssige sted. Du kan altid tilføje en trykt etiket senere, men i det mindste få den skrevet der for nu, så den er mærket, hvis du eller en anden har brug for at finde den. En håndskrevet filmappeetiket er lige så effektiv som en smukt trykt etiket. Hvis du absolut skal have en perfekt filetiket, skal du investere i en etiketproducent, som du kan opbevare i din skrivebordsskuffe eller din fil-On-The-go-station.

3. Under skrivebordet rod: Vi har alle været der. Dit skrivebord er et rod, og du skal hurtigt rydde det af, så du stash rodet under dit arbejdsområde med det formål at håndtere det senere. Men senere kommer aldrig. Du bliver distraheret, andre prioriteter opbygges, og inden du ved af det, disse ekstra forsyninger, gamle bærbare computere, eller reklameartikler fra den årlige prisbanket har tilsyneladende vokset rødder under dit skrivebord. Det er ude af syne og ude af sind…indtil du stub din tå på det, mens du sidder ved din computer eller får et glimt af det, når du går gennem kontordøren. Og hver gang du husker at det er der, har det en negativ indvirkning på dig, både fysisk og mentalt!

hvordan man løser under skrivebordet rod:

• vurder, hvad der akkumuleres under dit skrivebord mest. Er du den, der lægger ting der, eller akkumuleres det på grund af, at andre taber ting i dit rum?
• Opret nogle udpegede drop-off skraldespande nær (men ikke på eller under) dit skrivebord, hvis varerne virkelig kræver, at du gør noget med dem, før de kan håndteres. Sørg for at mærke dem, så alle ved, hvad der går hvor.
• Uddann dine teammedlemmer om, hvor de rette lagerpladser er for de genstande, de taber ved dit skrivebord.
• udpeg et par gange om ugen eller i slutningen af hver dag for at foretage en hurtig vurdering under skrivebordet og fjerne rodet, så du kan gå den næste dag med et åbent og opdateret arbejdsområde.

4. Skrivebord eller fil skuffe rod: Ah, den berygtede junk skuffe! Hvem har ikke haft en af disse? I et forsøg på hurtigt at rydde op i et rum rydder vi det af og dumper det i det lukkede, indeholdte rum i en skuffe eller et skab, hvor vi hurtigt kan skjule ting. Problemet er, at vi sjældent går tilbage og rydder op senere. Og næste gang du har brug for noget ud af skuffen, begynder rummaging.

Sådan løses skrivebord eller filskuffe rod:

• Opbevar og mærk forsyningerne i dine skuffer for hurtig og nem adgang. Brug gummibånd, lynlåsposer eller små skraldespande og kurve. Dette hjælper dig med hurtigt at lægge tingene væk, når du har travlt.
• hvis du absolut skal gøre et hurtigt feje af dit skrivebord, skal du indeholde det i en overdimensioneret konvolut eller lynlås, så den forbliver indeholdt, indtil du kan komme tilbage og sortere det passende senere.
• hvis du har en masse skuffer, der er ude af kontrol, skal du vælge en skuffe om dagen og anvende de fire trin til at organisere noget, indtil du har alt samlet, indeholdt, mærket og i dets permanente hjem.

5. Hukommelse rod: Af alt det rod, vi akkumulerer, er “hukommelse” rod det sværeste at håndtere, fordi vi i modsætning til filmapper og papirclips har en følelsesmæssig tilknytning til det. Memory clutter kommer i mange former: “verdens bedste Admin” gag gave, der sidder ved din telefon, mindesmærkerne fra den konference, du deltog i sidste forår, eller de 86 kattegninger, dit barn har begavet dig. “De ting, du er bekymret for, hvis du giver slip på, vil du miste hukommelsen”, og det er det ene område, som jeg får mest pushback på fra folk, der deltager i vores 5-dages organiser din Arbejdsområdeudfordring. De ønsker ikke at opgive deres familiebilleder eller andre personlige genstande – trods alt, det er det, der gør deres skrivebord unikt “deres.”Når de fjerner dette rod fra deres rum, kan de imidlertid ikke tro den ro, der følger med det!

hvordan til at løse hukommelse rod:

• Fjern alle hukommelseselementer fra dit rum. Læg dem i en kasse, og mærk den, så den ikke går tabt. Giv dig selv mindst 5-10 dages arbejde i dit rum uden alle dine hukommelseselementer, før du beslutter dig for, hvad du skal beholde eller tilføje tilbage til dit arbejdsområde.
• Vær opmærksom på, hvordan du føler at arbejde i dit rum uden alle disse hukommelseselementer. Lyt også til de kommentarer, folk fremsætter, når de stopper ved dit skrivebord. Hvad bemærker du?
• hvis du absolut skal have nogle hukommelseselementer i dit arbejdsområde, skal du begrænse dig til de en eller to vigtigste.
• hvis du bare ikke kan give slip på disse varer, skal du overveje at rotere, hvilke du har udstillet i stedet for at have alt synligt hele tiden.
• Tag billeder af emnerne. Du kan fange varen og det øjeblik, den repræsenterede, og gemme den digitalt. Hvis det er karriererelateret, skal du tilføje billederne til din professionelle portefølje, så du har succes eller præstation dokumenteret til fremtidig deling og reference.

det er tid til at sparke rod til kantstenen!

rod er ikke bare irriterende og grimme. Det har en meget reel indflydelse på vores fysiske, mentale og følelsesmæssige sundhed og spiller en stor rolle i, hvordan vores leder og kolleger opfatter os. Det gør os mindre produktive og mere ængstelige. Men det behøver ikke at være sådan! Med nogle enkle organisationsevner og lidt beslutsomhed kan vi forvise rod fra vores kontor og bringe ro til vores arbejdsområde!