O FTA

Často kladené otázky

Q. nedávno jsme vydali RFP pro odtahové služby s odhadovaným ročním výdajem asi $ 150,000. Motory v našich autobusech s pevnou trasou však mají vadu a nyní předpokládáme, že náklady na odtah budou nejméně 300 000 USD. Představuje to zásadní změnu, pro kterou bychom měli zrušit RFP a znovu nabídnout? Věříme, že bychom mohli získat lepší cenu na základě našeho vyššího využití. Jak bychom měli postupovat?

a. Doporučujeme vám změnit RFP, abyste potenciálním prodejcům poskytli přesnější odhad objemu požadovaných služeb. To by mohlo mít za následek nižší ceny. Pokud jste však zadali smlouvu na základě požadavku na $ 150,000 v odtahových službách, nemohli byste vydat příkaz ke změně proti této smlouvě, který by vyžadoval dvojnásobek objemu služeb. To by byla zásadní změna, protože jde daleko za úroveň služeb, které strany původně měly na mysli při zadání zakázky. Téma kardinálních změn je diskutováno v Příručce pro nákup osvědčených postupů, Oddíl 5.1-Změny Smlouvy. (Revidováno: Květen 2017)

Q. jsme v procesu plánování moderní tramvaje. Máme na palubě konzultanta pro práci prostřednictvím předběžného inženýrství. Nedávno jsme zjistili, že budeme potřebovat někoho, kdo bude provádět dohled nad projektovým řízením při navrhování, konstrukci, údržbě a provozu tramvaje. Diskutovali jsme také o zahájení tohoto procesu nyní (urychlit projektování a výstavbu, protože máme těsný termín) a o tom, že nová smlouva zahrnuje předběžnou Inženýring, což ještě musí být provedeno ve fázi 3 stávající smlouvy. Je zřejmé, že firma, která je na palubě již několik let, má docela nohu na jinou firmu, která přijde a nahradí je. Zdá se téměř zbytečné a plýtvání jinými firmami prostředky formálně žádat o tento požadavek, když stávající firma musí být považována za téměř shoo-in. Rozsah původní smlouvy neuvažoval o řízení projektu, takže změna jeho objednání by mohla být považována za zásadní změnu, a vydání nové smlouvy s nimi by bylo jediným zdrojem situace. Existuje způsob, jak to považovat za zásadní změnu stávající smlouvy nebo jako jediný zdroj a vydat novou smlouvu?

a. okolnosti, které jste popsali, nezaručují změnu příkazu z několika důvodů. Za prvé, fáze dohledu nad řízením projektu nebyla v rámci rozjímání o původní soutěži, a nová práce je jednoduše nad rámec původní smlouvy, přidání let k výkonu a podstatně více finančních prostředků a úsilí. Pokud se vaše agentura rozhodne udělit práci dohledu držiteli, vaše volby jsou jediným doplňkem ke stávající smlouvě nebo udělením nové smlouvy o jediném zdroji. Odůvodnění jediného zdroje, i když se nedoporučuje, by muselo být zpracováno prostřednictvím příslušných úrovní řízení agentury ke schválení. Z hlediska dohody o volném obchodu by však byla mnohem výhodnější konkurenční RFP, a to i v případě, že stávající držitel má konkurenční výhodu na základě své současné smluvní práce. Vedení nové soutěže by vyloučilo jakékoli dotazy později ze strany FTA nebo odborné inženýrské komunity. (Recenzováno: září 4, 2009)

otázka: může být smlouva o pohonných hmotách změněna tak, aby zvýšila množství a zahrnovala další místa pro dodání, aniž by byla považována za zásadní změnu smlouvy? Jsme městské oddělení a naše současná smlouva je atraktivní pro ostatní oddělení. Některá oddělení se ptala, zda lze smlouvu rozšířit o jejich zahrnutí. To by znamenalo další umístění a objem (50 000 galonů na 1 200 000 galonových smlouvách), které by se přidaly ke smlouvě, která nebyla původně zvažována v době nabídky. Mohou ostatní oddělení tuto smlouvu použít?

a. Příručka Best Practices Procurement Manual pojednává o tématech společných zakázek a“ piggybackingu “ v oddílech 3.3.2 a 3.3.4. Scénář, který popisujete, by byl považován za „tag-on“, a tedy za kardinální změnu. Vaše agentura může chtít zvážit budoucí společné zadávání veřejných zakázek s dalšími místními agenturami na pohonné hmoty, pokud si myslíte, že by to přineslo lepší ceny. Žádost by informovala uchazeče o celkových odhadovaných množstvích, která mají zúčastněné agentury nakoupit, a smlouva by pak mohla být strukturována jako smlouva na dobu neurčitou s minimálním a maximálním množstvím. Dohoda o volném obchodu vyžaduje, aby smlouvy na dobu neurčitou obsahovaly minimální a maximální množství, což by po dosažení vyžadovalo novou akci při zadávání veřejných zakázek. To má chránit dodavatele a vyhnout se otevřeným smlouvám, kde lze provádět neomezené nákupy za původně kótované ceny (situace, kterou strany nikdy nezamýšlely). (Revidováno: Květen 2017)

Q. dodavatel stavby pro náš projekt rehabilitace arra financovaný March Point Park ‚n Ride objevil během prvních několika dnů na místě nějaké nasycené podloží. Práce se zastavily a jejich předběžný odhad 44 000 USD je o 29% vyšší než částka zakázky, která přesahuje hranici 25% kardinálních změn stanovenou v naší politice zadávání veřejných zakázek. Moje otázka hledá vysvětlení mezi pravidlem kardinální změny a doložkou o rozdílných podmínkách webu. Stanovili jsme, že práce na změně jsou v rámci původní soutěže, protože tyto latentní fyzické podmínky nebyly v době podávání nabídek známy, nebo inspekce na místě, ale je třeba je dokončit, aby se usnadnil zbytek práce jako nabídka. Vylepšení jízdy v parku nelze dokončit bez změny práce na odtoku vody z místa. Vzhledem k krátké časové ose před uzavřením asfaltové společnosti na zimu Nechceme zastavit pokrok v projektu tím, že jej budeme muset znovu zrušit. V rozhovoru s vámi, chápu, že klauzule o rozdílných podmínkách webu převažuje nad zásadním pravidlem změny, pokud se zjistí, že práce na změně spadají do rozsahu původní soutěže a že dodavatel může být poučen, aby pokračoval v práci na změně, zatímco vyjednáváme žádost o reklamaci. Objasněte prosím rozdíl písemně a pokud je moje porozumění správné.

a. Ustanovení o odlišných podmínkách webu vám dává smluvní pravomoc pokračovat v této nepředvídané podmínce na pracovišti. Náklady na dodatečné práce, i když značné ve vztahu k počáteční hodnotě zakázky, nepřevyšuje pravomoc klauzule o odlišných podmínkách místa. Jak jste si všimli, další úvahou (nad rámec nákladů na práci) je to, co bylo zahrnuto do rozsahu původní soutěže, když byly vyžádány a přijaty konkurenční nabídky. IFB a výsledná smlouva předpokládaly možnost, že podmínky lokality budou podstatně odlišné od podmínek popsaných v IFB, které podmínky by mohly ovlivnit stíhání díla, a proto tato změna podmínek lokality byla v rámci původní soutěže; to znamená, že všichni uchazeči věděli, že v době podání nabídek mohou být povinni reagovat na odlišné podmínky lokality, aby mohli zakázku dokončit. Na základě výše uvedeného bychom to nepovažovali za nepřípustnou kardinální změnu. (Publikováno: Leden, 2010)

Q. Umožňují směrnice o volném obchodu zdvojnásobit rozsah projektu pro smlouvu A/E? Bylo by to považováno za jediný zdroj? Jaké obavy v tomto ohledu bych měl vědět?

a. Příručka pro zadávání zakázek osvědčených postupů (BPPM) pojednává o „rozsahu smlouvy a zásadních změnách“ v části 5.1. Výňatky z této části jsou uvedeny níže.

“ s ohledem na požadavky dohody o volném obchodu upravující změny musí být změna v rozsahu původní smlouvy. Pokud to není v rozsahu, považuje se to za zásadní změnu. Tyto změny nejsou řádně zpracovány jako změny podle klauzule změny, ale jsou řádně zpracovány jako nové zakázky. Viz oběžník FTA 4220.1 F, kapitola v 7.b. „nepřípustné akce“ pro pokyny dohody o volném obchodu v této otázce.

v obecném rozsahu-význam této fráze je poněkud vágní a byl předmětem velkého výkladu různými soudními orgány zpracovávajícími protesty a nároky dodavatelů. Federální soud pro nároky vytvořil termín „kardinální změna“, aby popsal ty změny, které jsou nad rámec smlouvy. K určení, zda je změna v rozsahu, se používají různé testy. Jeden test zkoumá změny v povaze práce, která má být provedena. Další se zabývá množstvím úsilí, které je dodavatel povinen provést. Ještě další test se týká toho, zda je navrhovaná změna v rámci původní soutěže.

povaha práce-v jednom případě soud rozhodl, že změněná práce je považována za obecnou oblast působnosti, pokud by měla být považována za spravedlivou a přiměřenou v rámci úvah stran při uzavření smlouvy.“Federální soud nároků uvedl, že test je, zda vykonaná práce byla“ v podstatě stejná práce, jakou strany vyjednaly při zadání zakázky.“V jiném případě soud uvedl, že k zásadní změně dojde, pokud objednané odchylky změní povahu věci, která má být postavena. Zdá se, že obecným principem je, že pokud je funkce nebo povaha změněného díla obecně stejná jako původně požadovaná práce,změny se považují za v obecném rozsahu. Například ve Smlouvě o výstavbě nemocnice, kde došlo k mnoha změnám v použitých materiálech, ale kde velikost a dispozice budovy zůstaly stejné, byly změny drženy v rozsahu.

množství úsilí-druhý test pro určení, zda je změna v rozsahu, se týká množství úsilí, pokud jde o narušení práce a zvýšení nákladů, které zažívá dodavatel. V jednom případě vyžadujícím, aby subdodavatel prováděl zásyp současně s prací jiných subdodavatelů, byla změna považována za tak rušivou, že se jedná o zásadní změnu, protože k nákladům na zásyp přidala více než 200%. V jiném případě se Soud rozhodl uspořádat soudní proces v otázce kardinálních změn, kde došlo ke změnám 130, doba plnění se zdvojnásobila a náklady ve výši 4, 6 milionu USD byly vynaloženy nad smluvní cenou 5, 8 milionu USD. Je však třeba poznamenat, že dodavatelé zřídka byli úspěšní při prosazování zásadních změn na základě množství úsilí.

rozsah původní soutěže-soutěžící někdy protestují proti vydání změn, když se domnívají,že pro změněnou práci mělo být použito nové výběrové řízení. Při rozhodování o těchto případech soudy použily kritérium, zda změna byla v rámci původní soutěže, tj. to, co měli soutěžící očekávat, že bude v rámci soutěže. Důležitým faktorem, který je třeba vzít v úvahu, je „to, zda původní žádost dostatečně doporučila nabídkám potenciál pro typ změn v průběhu smlouvy, ke kterým ve skutečnosti došlo . . . nebo zda je změna povahy, kterou by případní navrhovatelé podle ustanovení o změnách rozumně předpokládali.“Tato otázka je důležitá, protože klauzule o změnách se hodí k potenciálnímu zneužití ve věci objednávání množství, která nebyla původně soutěžena. Tato praxe má tendenci se stát účelným, aby se zabránilo času a nákladům nové zakázky, ale je nevhodné, pokud dodatečné množství překročí rozsah původní soutěže. Tato dodatečná množství by měla být buď zakoupena prostřednictvím nové konkurenční zakázky, nebo zpracována jako jediná zdrojová akce s požadovanými organizačními schváleními.

počet změn-počet vydaných změn nebyl určujícím faktorem, zda jsou změny kumulativně v rozsahu. Odvolací senát rozhodl, že přibližně 100 změnových příkazů není nad rámec obecného rozsahu. Jiný případ rozhodl, že 200 příkazů ke změně nebylo nad rámec obecného rozsahu.

Čas vydání-doba vydání změn nebyla považována za faktor. V jednom případě Zadavatel vydal po dokončení práce šest změn, které prodloužily smluvní dobu o 120 dní, a soud rozhodl, že tyto změny spadají do obecného rozsahu.

změny v množství-hlavní změny v množství díla byly považovány za zásadní změny. Tato zásada platí jak pro aditivní, tak pro deduktivní změny. Hlavní přírůstky v množství by měly být zpracovány jako nové soutěžní zakázky. Velké snížení množství by mělo být zpracováno jako akce ukončení smlouvy. Generální kontrolor konstatoval, že změna přidání množství nad smluvní Maxima byla mimo rozsah, a proto zásadní změna.“

ptali bychom se, zda dodatečná práce, která způsobuje 100% zvýšení hodnoty zakázky, byla (1) přiměřeně v rámci rozjímání stran, když byla zakázka zadána, a (2) v podstatě stejná práce, za kterou strany vyjednaly v době počátečního zadání. Například, pokud byla firma A&E vybrána k návrhu budovy a v průběhu návrhu, možná pozdě v projekčních pracích, musela být provedena řada nepředvídaných změn návrhu z důvodu omezení financování, změn stavebního předpisu atd., ale budova si zachovala svůj zásadní charakter (jako v případě nemocnice výše), pak je 100% růst nákladů pravděpodobně v rámci smlouvy. Budete muset použít výše uvedená kritéria pro vaši konkrétní situaci, abyste zjistili, zda je přidaná práce přípustnou změnou v rozsahu nebo zda musí být přidaná práce považována za výhradní zdrojovou zakázku mimo pravomoc doložky o změnách. (Revidováno: Květen 2017)

pokud se jedná o smlouvu pro nadnárodní trenéry, ve které původní smlouva neměla nízkopodlažní opci (2 .5 palců kratší než standardní over-the-road trenér strop), by nákup nízkopodlažní autobusy z původní smlouvy představovat zásadní změnu?

a. pokud změna konfigurace nízkého stropu zahrnuje pouze umístění falešného stropu pod původní strop, řekli bychom, že je to kosmetická změna a ne kardinální; pokud se jedná o fyzické odstranění původní střechy/stropu a jeho nahrazení jinou, považovali bychom to za zásadní změnu, protože zahrnuje změnu základní struktury sběrnice. (Zaslat: Leden, 2013)

naše agentura se dívá na nákup 5 autobusů jako zadávání veřejných zakázek z možností dostupných na jiné smlouvě o tranzitních systémech. Budeme muset provést některé změny ve smlouvě, jako je změna sedadla řidiče, výměna sedací tkaniny, výměna pneumatik a jízdného, jakož i instalace zařízení AVL do autobusu. Mohou být tyto změny zpracovány v rámci klauzule „změny“ nebo jsou považovány za zásadní změnu. Pokud jsme schopni provést tyto změny v rámci klauzule „změny“, jsme povinni udělat a ICE a / nebo analýzu nákladů/cen pro každou změnu?

věříme, že změny, které popisujete, lze provést podle klauzule změny. Ano, budete muset udělat led a analýzu nákladů nebo cen pro každou ze změn. (Vyslán: leden, 2013)

nedávno Moje agentura uzavřela smlouvu na čtyřicet stop nízkopodlažní autobusy CNG Transit. V rámci agentury proběhla diskuse o snížení počtu sedadel z 40 na 32 umožnit další místa pro zajištění invalidních vozíků v souladu s ADA. Jedním z minimálních požadavků uvedených v RFP a následných smluvních požadavcích je \“minimálně bude 40 míst pro cestující.\“

snížení počtu sedadel v autobusech nebo změna konfigurace sedadel, aby bylo umožněno více sedadel vyhovujících ADA, by nebylo považováno za zásadní změnu. Změny sedadel nezmění charakter vozidla (např. nízké patro na vyšší patro; nafta na hybridní) ani neovlivní integritu původní soutěže (tj. pokud byly tyto změny známy původně, mohly ovlivnit počet uchazečů o zakázku). (Vyslán: srpen, 2013)

moje otázky jsou: (1) Jaká je definice „mimo rozsah“? (2) Jaká je definice „kardinální změny“? (3) představuje jakákoli změna naší smlouvy „mimo rozsah“ jednoduše proto, že smlouva vůbec neřeší změny? (4) Měli jsme dvě předchozí změny Smlouvy o údržbě paliva & vydané MOA v roce 2010 & 2011. Vzhledem k tomu, že naše smlouva neřeší změny, byly by tyto změny považovány za „mimo rozsah“?

jediným požadavkem na změnu v tomto okamžiku je prodloužení času. Rozsah práce a Hodinová sazba zůstanou stejné. Nic jiného se kromě data smlouvy nezmění.

je to analýza agentury, že naše příručka pro zadávání zakázek vyžaduje „jediný zdroj“, pokud je“ mimo oblast působnosti“, a věříme, že toto jednoroční prodloužení je zjevně mimo oblast působnosti, jak je definováno v pokynech dohody o volném obchodu. Ocenil bych váš příspěvek, který nám pomůže pochopit, zda by bylo možné rozšíření na základě interpretace „mimo rozsah“ a „kardinální změny“.“

FTA Best Practices Procurement Manual, Oddíl 5.1 pojednává o změnách smlouvy.

existuje několik kritérií pro určení, kdy je změna v rozsahu nebo mimo rozsah (a tedy kardinální změna). Jedním z kritérií je to, co bylo v rámci původní soutěže; tj. co strany uvažovaly při soutěži o zakázku. U smluv typu“ termín “ zadávaných za služby na určité časové období (např. pět let) strany uvažovaly o tom, že služby budou poskytovány po dobu stanovenou v žádosti a ve smlouvě. Různí uchazeči neuvažovali o tom, že by smlouva byla výrazně prodloužena (např. o další rok) na základě nesoutěžní smlouvy. Pokud by nabídka předpokládala budoucí nekonkurenční rozšíření, mohla by pravděpodobně změnit své návrhy tak, aby nabízely atraktivnější podmínky, jako je nižší míra zisku? V každém případě by dodatečné roky byly oceněny jako opce za konkurenčních podmínek s původními návrhy a ceny opčních let by byly považovány za součást původního rozhodnutí o zadání zakázky. To se v tomto případě nestalo. Při absenci smluvních opcí,které byly oceněny a vyhodnoceny v době zadání základní zakázky, jakékoli významné prodloužení doby na termínovanou smlouvu, jako je ta Vaše, by bylo považováno za mimo rozsah, a tedy za zásadní změnu vyžadující odůvodnění jediným zdrojem.

uzavření by bylo jiné, kdyby se jednalo o smlouvu typu dokončení vyžadující dokončení stanovených prací a dodatelných položek, které z různých důvodů nemohly být dokončeny do požadovaného termínu dodání. V těchto případech může být termín dodání prodloužen, aby dodavatel mohl dokončit požadované práce a dodat položky uvedené ve smlouvě. Tato prodloužení doby umožňující dokončení smlouvy by nespadala do ustanovení o změnách smlouvy, a proto otázka kardinální změny není relevantní. Spadaly by pod klauzuli o zpoždění, a proto by se důvody zpoždění považovaly za to, zda je způsobeno dodavatelem, vlastníkem nebo Božími činy.

skutečnost, že smlouva neobsahuje doložku o změně, může znamenat, že vlastník nemá smluvní pravomoc změnit smlouvu, pokud s touto změnou nesouhlasí zhotovitel. Jinými slovy, vlastník nemohl jednostranně uložit změnu, jak by mohl podle klauzule o změnách. Stejné zásady týkající se zásadních změn by se však vztahovaly na uvažované změny – skutečnost, že vlastník a dodavatel souhlasí se změnami, je nečiní přípustnými, pokud nespadají do rozsahu smlouvy (jak soudy tento termín interpretovaly v průběhu času). Pokud je například změna nad rámec původní soutěže (jako je tomu ve vaší situaci), strany nemohou změnu provést bez interního souhlasu agentury s jediným zdrojovým odůvodněním. (Revidován: Květen 2017)

pokud by se naše agentura rozhodla změnit naši příručku pro zadávání zakázek tak, aby podle našeho uvážení umožnila jednoroční prodloužení pětileté smlouvy o poskytování služeb a považovala by toto prodloužení za typ akce „změnit objednávku“, bylo by to přijatelné pro dohodu o volném obchodu, nebo by prodloužení bylo stále považováno za jediný zdroj?

příručka agentury pro zadávání zakázek zde není kontrolním faktorem. Politika dohody o volném obchodu brání agentuře v prodloužení smlouvy, pokud agentura nezpracovává odůvodnění jediného zdroje prostřednictvím příslušných vedoucích úředníků (bez ohledu na to, co říká příručka). Příručka agentury nemá vliv na to, zda je prodloužení smlouvy zásadní změnou nebo ne, a Příručka nemůže změnit povahu akce z kardinální změny na přípustnou změnu smlouvy. Fakta případu (původní smluvní podmínky, původní parametry soutěže, kritéria stanovená GAO a různá soudní rozhodnutí atd.) určete, co je přípustné. Tyto skutečnosti vyžadují jediný zdroj odůvodnění za účelem prodloužení smlouvy. (Publikováno: Září, 2013)