(ilustrace: Google.com)
stejně jako jakékoli jiné místo, kde budete mít své věci, Disk Google může dostat chaotický. Vytvoříte soubor nebo dva, importujete pár dokumentů z Gmailu, přijmete sdílenou složku a než se nadějete, celé místo je katastrofa.
soubory na Disku Google můžete uspořádat tak, že je umístíte do složek a použijete jiné nástroje, koncepční i skutečné, abyste zajistili, že vždy najdete to, co potřebujete. Tyto tipy a rady vám ukážou, jak uspořádat soubory na Disku Google, a měly by také dobře fungovat, pokud používáte Disk Google pro práci.
Nastavte výchozí zobrazení
soubory a složky na Disku Google můžete prohlížet různými způsoby. Můžete například zobrazit vše v zobrazení seznamu nebo mřížky a také nastavit řádkování tak, aby bylo pohodlné, útulné nebo kompaktní. Rozhodněte se, jak se chcete podívat na Disk Google, a hrajte si s nastavením, dokud nebudete spokojeni. Líbí se mi zobrazení seznamu s pohodlným rozestupem, takže to uvidíte na většině screenshotů zde.
nezapomeňte na levou boční lištu. Mnoho lidí se při pohledu na Disk Google zaměřuje na střed obrazovky. Pokud jde o organizaci složek a souborů, nezapomeňte se ujistit o této levé kolejnici. Můžete snadno vidět své složky a podsložky a rezervovat střed obrazovky pro obsah jakékoli složky, kterou chcete zobrazit.
Vytvořte kostru složek
Vytvořte kostru složek pro sebe pomocí jakékoli struktury a názvů, které vám nejlépe vyhovují. Jak si uspořádat soubory a složky v jiných aplikacích? Co vás napadne, když přemýšlíte o nějakém dokumentu, který potřebujete? Nejlepší způsob, jak zjistit, jak nastavit složky, je odpovědět na tyto dvě otázky.
pro mnoho lidí přijde na mysl nejprve obsah jejich práce, takže pro složky používají tematické názvy, jako je projekt X nebo školní práce. Osobně, držím se rande. Když potřebuji najít soubor, ať už je to kus psaní nebo obrázek, vždy přemýšlím o tom, kdy jsem ho vytvořil. V důsledku toho používám data silně v konvencích pro pojmenování složek a souborů. Například mám složky pro rok 2019, 2018, 2017 a tak dále. Používám také čísla, která odpovídají letům a měsícům. Například 1906 znamená rok 2019 a šestý měsíc nebo červen. Když se podívám na složku, která začíná některými čísly, vím přesně, co znamenají, a pomáhá mi rychle najít soubory, které potřebuji.
viděl jsem, jak někteří lidé online doporučují, abyste do názvů složek přidali emoji, abyste získali více vizuálních podnětů. Nedělej to! Emoji ne vždy dobře převádějí do jiných formátů, takže když se pokusíte vytvořit sdílený odkaz na složku nebo ji exportovat, obrázky ji mohou rozbít.
vytvořit podsložky
podsložky jsou organizační neočekávané. Udělejte je a použijte je! Pomáhají vám třídit a třídit soubory do menších a konkrétnějších skupin.
pokud jste vytvořili složky, ale snažíte se zjistit, které podsložky chcete vytvořit, možná je ještě nepotřebujete. Můžete také vytvořit složku s názvem Hotovo nebo staré, takže když je práce dokončena nebo je složka mimo provoz, můžete ji tam přetáhnout.
použijte barvu
barvy jsou skvělým vizuálním tágem a Disk Google vám umožňuje přidávat vlastní barvy do složek. Klepněte pravým tlačítkem myši na libovolnou složku, a to buď z postranního panelu nebo hlavního okna, a zvolte Změnit barvu. Poté vyberte požadovanou barvu.
trik, který používám, je, aby mé aktivní složky byly zelené. Někdy mám složky nebo podsložky, které chvíli nečinně sedí, ale jedna nebo dvě složky mezi nimi se stále používají. Zvýrazním aktivní složky zeleně a ostatní nechám šedé. Tímto způsobem, když chci skočit přímo do své práce, mám zelené světlo, které mě vede ke složce, která drží mé probíhající práce.
přidat hvězdy do často používaných souborů a složek
Disk Google umožňuje přidat hvězdu do souborů a složek. Uděláte to stejným způsobem, jak přidat barvu: klikněte pravým tlačítkem myši na soubor nebo složku a zvolte Přidat do hvězdičkou.
doporučuji přidat hvězdu do často používaných souborů. Tímto způsobem můžete vytáhnout seznam všech materiálů, ke kterým pravidelně přistupujete, bez ohledu na to, kde jsou v disku, kliknutím na záhlaví s hvězdičkou v levé kolejnici.
doporučeno našimi editory
přesunout důležité soubory „sdílené se mnou“
podívejte se na záhlaví v levé kolejnici s názvem sdílené se mnou. Klikněte na něj a může se objevit nepořádek souborů a složek. Nedělejte si s nimi příliš starosti. Pokud je v této dávce něco důležitého, můžete s nimi udělat tři užitečné věci:
přidat hvězdu. Přidání hvězdy do souboru, který byl sdílen s vámi dělá to samé jako přidání hvězdy do jednoho z vašich vlastních souborů. To dělá to se objeví v seznamu Obsah S hvězdičkou.
uložit do jednotky / přesunout do složky. Další možností je přidat soubor na Disk Google a umístit jej do složky. Můžete kliknout pravým tlačítkem myši na soubor a vybrat přesunout do. Poté v zobrazeném okně přejděte do složky, do které chcete tento soubor uložit. Další možností, která dělá totéž, je vybrat položku, kterou chcete uložit, a poté kliknout na ikonu Disku Google v pravé horní části obrazovky. Poté máte možnost jej přesunout do složky podle vašeho výběru. Ať tak či onak, efektivně vytvoříte zástupce sdíleného souboru z nového umístění, které vyberete. Soubor je stále sdílen se všemi a stále patří původnímu vlastníkovi.
vytvořte kopii. Pokud vytvoříte kopii souboru, který byl s vámi sdílen, nová kopie se stane vaší. A je to jen to, kopie. Již není připojen ke sdílenému souboru a stejní lidé již nemusí mít oprávnění k přístupu.
vypsat koš
když odeberete soubor nebo složku z Disku Google, přejde do koše a zůstane tam, dokud nevyndáte koš. Čím déle necháte odpadky hromadit, tím méně je pravděpodobné, že budete mít úplnou víru, že všechno v něm by mělo být naprosto zničeno, a pak budete viset na svém koši ještě déle. Udělejte si laskavost a čas od času vyprázdněte odpadky. Pomůže vám udržet úložný prostor na Disku Google na přesné úrovni a pomůže vašemu rozumu při pokusu o vedení organizovaného účtu.
další informace o tom, jak co nejlépe využít Disk Google, si můžete také přečíst příběh PCMag, tipy na Disk Google, které si nemůžete dovolit nechat ujít.