nepořádek: sbírka“ věci “ ležící kolem, která vytváří dezorganizaci na vašem pracovišti. Sabotuje vaši produktivitu a může nepříznivě ovlivnit vaše duševní zdraví každý den.
je čas to dostat pod kontrolu!
výzkum ukázal, že přeplněné prostory mají negativní účinky na úroveň stresu a úzkosti, schopnost soustředit se, výběr jídla a dokonce i spánek. Vytváří také špatný první dojem o vašich vnímaných dovednostech a schopnostech v kanceláři, když se někdo zastaví u vašeho stolu.
tento článek, například, ponoří hluboko do neurovědy za decluttering. V něm autor odkazuje na několik studií, které dokazují, jak škodlivý nepořádek může být pro váš mozek, stejně jako pozitivní účinky decluttering může mít na váš výkon. Je to skvělé čtení pro ty z nás, kteří se zajímají o podivné způsoby, jak naše mozky fungují!
nepořádek se hromadí, když se nám nepodaří rozhodovat o věcech nebo nemáme dobrý systém pro jejich uložení. Existují čtyři základní kroky k organizaci cokoli, a mohou být použity na jakýkoli typ nepořádku.
běžné typy nepořádku a jak se s nimi vypořádat
Nyní, když chápeme účinek nepořádku, je čas podívat se na konkrétní problémové oblasti a určit způsoby, jak je vyřešit. V kanceláři většina nepořádku spadá do jedné z těchto pěti kategorií:
1. Rozhlédněte se kolem svého stolu. Kolik náhodných pera, pořadače klipy, lepící poznámky, zvýrazňovače, nebo jiné kancelářské potřeby jsou povalovat? Zásoby nepořádek se hromadí, když:
- nemáte skladovací domy definované pro různé zásoby, které pravidelně používáte.
- máte špatný zvyk nevkládat věci zpět tam, kam patří, když je používáte.
- ostatní lidé upustí věci na váš stůl.
jak vyřešit nepořádek v dodávkách:
- posoudit, jaké zásoby se hromadí na vašem stole nejvíce. Zeptejte se sami sebe, proč se to stane, abyste se mohli dostat k hlavní příčině a vytvořit řešení, které funguje.
- Shromážděte zásoby dohromady, obsahujte je, označte kontejner a vytvořte pro tyto položky konkrétní domov (místo úložiště). Pokud se jedná o věci, které používáte pravidelně, ujistěte se, že jsou uloženy na místě, které je snadno přístupné, abyste je mohli v případě potřeby snadno získat nebo odložit.
- označte několikrát denně (např. těsně před obědem nebo po obědě, těsně před odjezdem na konci dne), abyste rychle zametli stůl a odstranili nepořádek, aby váš prostor zůstal čistý a organizovaný.
2. Papírový nepořádek: máte hromadu do souboru,která se stala horou do souboru? Máte různé e-mailové výtisky plovoucí kolem vašeho pracovního prostoru? Nechávají členové týmu papírování na vašem stole po celý den? Papírový nepořádek se hromadí, když:
- tisknete věci, které není třeba tisknout.
- nemáte na stole jasně identifikovaný zásobník „příchozí“ pro příchozí papírování.
- nemáte obsahovat, štítek, a vytvořit domov (složka souborů) pro váš papír, jakmile to přijde přes váš stůl.
- nemáte prázdné složky souborů snadno přístupné pro vytváření souborů.
- Myslíte si, že štítky souborů musí být dokonale vytištěny nebo soubor nemůžete vytvořit vůbec.
jak vyřešit nepořádek papíru:
- přestaňte tisknout věci, které by se neměly tisknout.
- skartujte nebo recyklujte duplikáty nebo zastaralý papír, jakmile si uvědomíte, že je to zbytečné.
- Vytvořte stanici file-on-the-go. Najděte volně stojící vertikální třídič zásobníku s jednou nebo dvěma sekcemi. Umístěte třídič na stůl v dosahu paže od místa, kde sedíte. Skladem se sortimentem složek souborů, které používáte. Důl obsahuje kombinaci složek 1/3 cut manila, sortiment složek 1/3 cut color a různé složky poly, které používám pro organizaci svých projektů. Můžete také chtít zahrnout dobré psací pero, značku nebo tužku pro označování složek.
- usnadněte označování. Použijte tužku, aby ji bylo možné snadno vymazat, když máte čas na vytvoření tištěného štítku. Použijte vyměnitelné štítky souborů, které usnadňují vytvoření ručně psaného štítku a snadno jej odstraníte později, když konečně vytvoříte tištěný. Nebo si vytvořte štítek a vytvořte štítky souborů na místě.
jedním z problémů, které administrátoři mají s papírovým podáním, je to, že si myslí, že štítky musí být úhledně napsány, než budou moci Soubor Vytvořit. To je daleko od pravdy! Účelem složky souborů je obsahovat a označit podobné položky, takže můžete vše uložit na své správné místo. Tištěný štítek můžete kdykoli přidat později, ale alespoň si ho tam prozatím napište, aby byl označen, pokud jej vy nebo někdo jiný potřebujete najít. Ručně psaný štítek složky souborů je stejně účinný jako krásně vytištěný štítek. Pokud absolutně musíte mít dokonalý štítek souboru, investujte do výrobce štítků, který můžete mít v zásuvce stolu nebo Ve stanici file-on-the-go.
3. Pod stolem nepořádek: všichni jsme tam byli. Váš stůl je nepořádek a musíte ho rychle vyčistit, takže ukrýváte nepořádek pod pracovním prostorem s úmyslem se s ním vypořádat později. Ale později nikdy nepřijde. Rozptýlíte se, hromadí se další priority, a než se nadějete, tyto další zásoby, staré notebooky, nebo propagační předměty z banketu annual awards zdánlivě vyrostly kořeny pod vaším stolem. Je to mimo dohled a mimo mysl … dokud si na něj nezapíchnete prst, když si sednete k počítači, nebo ho zahlédnete, když projdete dveřmi kanceláře. A pokaždé, když si vzpomenete, že je to tam, má to na vás negativní dopad, a to jak fyzicky, tak psychicky!
jak vyřešit pod stolem nepořádek:
- posuďte, co se nejvíce hromadí pod vaším stolem. Jste ten, kdo tam dává věci, nebo se hromadí kvůli tomu, že ostatní upouštějí věci do vašeho prostoru?
- vytvořte některé určené Odpadkové koše poblíž (ale ne na nebo pod) vašeho stolu, pokud položky skutečně vyžadují, abyste s nimi něco udělali dříve, než je lze zpracovat. Nezapomeňte je označit, aby každý věděl, co kam jde.
- Vzdělávejte členy svého týmu o tom, kde jsou správné úložné prostory pro položky, které upouštějí u vašeho stolu.
- Určete několikrát týdně nebo na konci každého dne, abyste provedli rychlé posouzení pod stolem a odstranili nepořádek, abyste mohli další den chodit s otevřeným a osvěženým pracovním prostorem.
4. Stůl nebo spis zásuvka nepořádek: Ah, neslavný nevyžádaná zásuvka! Kdo takový neměl? Ve snaze rychle uklidit jeden prostor, vyčistíme ho a vyhodíme do uzavřeného, uzavřeného prostoru zásuvky nebo skříně, kde můžeme věci rychle skrýt. Problém je, že se zřídka vrátíme a vyčistíme to později. A až budete příště potřebovat něco z toho šuplíku, začne se hrabat.
jak vyřešit nepořádek v zásuvce stolu nebo souboru:
- obsahujte a označte zásoby v zásuvkách pro rychlý a snadný přístup. Používejte gumové pásky, tašky na zip nebo malé koše a koše. To vám pomůže rychle odložit věci, když spěcháte.
- pokud absolutně musíte udělat rychlý zametání vašeho stolu, obsahujte jej v nadměrné obálce nebo tašce na zip, aby zůstal obsažen, dokud se nebudete moci později vrátit a vhodně jej třídit.
- pokud máte spoustu zásuvek, které jsou mimo kontrolu, vyberte jednu zásuvku denně a použijte čtyři kroky k organizaci všeho, dokud nebudete mít vše shromážděné, obsažené, označené a ve svém trvalém domě.
5. Nepořádek paměti: Ze všech nepořádků, které se hromadí, je“ paměťový “ nepořádek nejobtížnější, protože na rozdíl od složek souborů a sponek na papír máme k němu citovou vazbu. Paměť nepořádek přichází v mnoha podobách:“ nejlepší Admin na světě “ gag dárek, který sedí u telefonu, upomínky z konference, které jste se zúčastnili loni na jaře, nebo 86 kočičí kresby vaše dítě vás nadaný. Profesionální organizátor Peter Walsh popisuje nepořádek v paměti jako “ věci, které se bojíte, pokud se pustíte, ztratíte paměť,“ a je to jedna oblast, na kterou se nejvíce vracím od lidí, kteří se účastní naší 5denní výzvy Organizujte svůj pracovní prostor. Nechtějí se vzdát svých rodinných obrázků nebo jiných osobních věcí-konec konců, to je to, co dělá jejich stůl jedinečně „jejich“.“Když však odstraní tento nepořádek ze svého prostoru, nemohou uvěřit klidu, který s ním přichází!
jak vyřešit nepořádek paměti:
- odstraňte všechny paměťové položky z vašeho prostoru. Umístěte je do krabice a označte ji tak, aby se neztratila. Pak si dejte alespoň 5-10 dní práce ve vašem prostoru bez všech paměťových položek, než se rozhodnete, co byste měli ponechat nebo přidat zpět do své pracovní oblasti.
- věnujte pozornost tomu, jak se cítíte pracovat ve svém prostoru bez všech těchto paměťových položek. Taky, poslouchejte komentáře, které lidé dělají, když se zastaví u vašeho stolu. Čeho si všímáte?
- pokud musíte mít ve svém pracovním prostoru nějaké paměťové položky, omezte se na jednu nebo dvě nejdůležitější.
- pokud tyto položky prostě nemůžete pustit, zvažte otočení, které z nich máte na displeji, místo aby bylo vše neustále viditelné.
- fotografujte položky. Můžete zachytit položku a okamžik, kdy je zastoupena, a uložit ji digitálně. Pokud jde o kariéru, přidejte obrázky do svého profesionálního portfolia, abyste měli úspěch nebo úspěch zdokumentovaný pro budoucí sdílení a reference.
je čas vykopnout nepořádek na obrubník!
nepořádek není jen dráždivý a nevzhledný. Má velmi reálný dopad na naše fyzické, duševní a emocionální zdraví a hraje velkou roli v tom, jak nás vnímají naši výkonní a kolegové. To nás činí méně produktivními a více úzkostlivými. Ale nemusí to tak být! S některými jednoduchými organizačními dovednostmi a trochou odhodlání můžeme vyhnat nepořádek z naší kanceláře a přinést klid do našeho pracovního prostoru!